Fac Simile Foglio Presenze Dipendenti Excel e Guida alla Compilazione

In questa pagina è disponibile un fac simile Excel in formato XLS di foglio presenze dipendenti. Il modello è un prospetto individuale nel quale registrare, per ogni data, gli orari di entrata e uscita del mattino e del pomeriggio, le ore giornaliere e una breve indicazione dell’attività svolta, con il totale delle ore del periodo. Si tratta di un modello privato utilizzabile per la rilevazione interna delle presenze e delle ore lavorate: non è un modulo ufficiale e non sostituisce, da solo, il Libro Unico del Lavoro.

Fac simile Foglio Presenze Dipendenti Excel

Il file scaricabile è in formato XLS e può essere aperto e personalizzato con Excel o con un programma compatibile. Il modello è predisposto per un singolo lavoratore e contiene i campi per cognome e nome, azienda, data, entrata e uscita del mattino, entrata e uscita del pomeriggio, ore giornaliere, attività svolta e totale delle ore.

Fac simile foglio presenze

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A cosa serve il foglio presenze dipendenti

Il foglio presenze consente di ricostruire l’orario effettivamente svolto da un lavoratore durante un determinato periodo. Può essere utilizzato come documento interno dall’azienda, come timesheet da verificare a fine mese oppure come base per trasmettere al consulente del lavoro le informazioni necessarie all’elaborazione delle paghe, purché i dati vengano poi gestiti secondo le procedure effettivamente adottate dall’impresa.

Il modello disponibile in questa pagina registra gli orari effettivi. Per ogni giornata sono presenti due intervalli, uno per il mattino e uno per il pomeriggio. Questa struttura è adatta, per esempio, a un orario 8:30-12:30 e 13:30-17:30. Se il lavoratore segue un turno continuato, lavora di notte o ha più timbrature nella stessa giornata, il prospetto deve essere adattato oppure sostituito con uno strumento che rappresenti correttamente l’organizzazione dell’orario.

Il file non contiene invece campi specifici per ferie, malattia, permessi, riposi, lavoro straordinario o altre causali. Non è quindi corretto descriverlo come se fosse già predisposto per tutte le informazioni necessarie alla gestione delle paghe. Se l’azienda deve registrare anche questi eventi può integrare il proprio sistema di rilevazione o utilizzare un prospetto più articolato.

Foglio presenze Excel e Libro Unico del Lavoro

Il foglio Excel scaricabile non coincide con il Libro Unico del Lavoro. L’articolo 39 del D.L. 112/2008 sul Libro Unico del Lavoro prevede che nel LUL sia presente un calendario delle presenze dal quale risultino, per ciascun lavoratore subordinato, le informazioni richieste dalla norma, tra cui ore lavorate, straordinario, assenze, ferie e riposi.

Lo stesso articolo stabilisce che il Libro Unico del Lavoro deve essere compilato, per ciascun mese di riferimento, entro la fine del mese successivo. Questo termine riguarda il LUL e non significa che il fac simile Excel debba necessariamente essere compilato soltanto a fine mese. Per ridurre omissioni e ricostruzioni imprecise è preferibile aggiornare il prospetto man mano che le prestazioni vengono svolte e verificarlo alla chiusura del periodo.

Il file Excel può quindi essere un documento interno utile per raccogliere gli orari, ma non diventa automaticamente il Libro Unico del Lavoro. Inoltre, nella sua configurazione attuale non contiene tutte le causali previste dal calendario delle presenze del LUL.

Come compilare il Foglio Presenze Dipendenti Excel

1. Cognome e nome. Nella parte superiore del modello va indicato il lavoratore al quale si riferisce il prospetto. Il file è strutturato come scheda individuale, quindi è opportuno utilizzare una copia distinta per ogni persona e per ogni periodo di rilevazione.
2. Azienda. Nel campo successivo va riportata la denominazione dell’impresa o dell’organizzazione presso la quale viene svolta l’attività.
3. Data. La prima colonna della tabella serve a identificare la singola giornata. Utilizzando il modello come foglio mensile è possibile inserire progressivamente tutte le date del mese.
4. Entrata e uscita del mattino. Nei due campi sotto l’intestazione “Mattino” vanno registrati gli orari effettivi di inizio e fine della prima parte della giornata lavorativa.
5. Entrata e uscita del pomeriggio. I due campi successivi consentono di indicare il secondo intervallo di lavoro. La pausa tra l’uscita del mattino e l’entrata del pomeriggio non deve essere conteggiata tra le ore lavorate, salvo situazioni particolari disciplinate diversamente.
6. Ore giornaliere. Il totale deve corrispondere alla somma degli intervalli effettivamente lavorati. Con un orario 8:30-12:30 e 13:30-17:30, per esempio, il totale è pari a 8 ore.
7. Indicazione sintetica dell’attività giornaliera svolta. Il modello prevede una colonna nella quale descrivere brevemente l’attività effettuata. È sufficiente una formulazione sintetica pertinente alle mansioni svolte, senza inserire dati personali o informazioni non necessarie.
8. Totale ore. Al termine del periodo si sommano le ore riportate nelle singole giornate e si inserisce il risultato nel campo “Totale ore” presente in fondo al prospetto.

Il modello non prevede un campo per il numero di protocollo del certificato di malattia. Non è quindi opportuno inserire tale dato nella colonna relativa all’attività soltanto per trasformare il file in un registro delle assenze. Ferie, permessi e malattie devono essere gestiti secondo il sistema aziendale e le procedure previste per l’elaborazione delle presenze.

Quando un’assenza deriva da ferie richieste dal lavoratore, la relativa documentazione può essere gestita separatamente utilizzando, se adatto alle procedure aziendali, un modulo di richiesta ferie.

Come calcolare correttamente le ore giornaliere

Il calcolo deve essere effettuato sugli intervalli realmente lavorati. Se il dipendente entra alle 8:30 ed esce alle 12:30, lavora 4 ore al mattino. Se rientra alle 13:30 ed esce alle 17:30, lavora altre 4 ore, per un totale giornaliero di 8 ore.

Non bisogna invece calcolare semplicemente la differenza tra il primo ingresso e l’ultima uscita: nell’esempio precedente l’intervallo 8:30-17:30 dura 9 ore, ma comprende un’ora di pausa e le ore effettivamente lavorate sono 8.

Quando vengono svolte ore ulteriori rispetto all’orario ordinario, il solo totale del foglio non consente di stabilire automaticamente quante siano da qualificare come lavoro straordinario né quale maggiorazione debba essere applicata. Occorre confrontare gli orari con il contratto individuale, il CCNL applicato e le altre regole pertinenti.

È obbligatorio utilizzare un foglio presenze Excel?

Non esiste un obbligo generale di utilizzare proprio un file Excel, un foglio cartaceo o un particolare modello come quello disponibile in questa pagina. Ciò che rileva sono gli obblighi di registrazione applicabili al datore di lavoro e la possibilità di ricostruire correttamente il tempo lavorato.

La Corte di giustizia dell’Unione europea, nella sentenza del 14 maggio 2019 nella causa C-55/18, ha stabilito che gli Stati membri devono imporre ai datori di lavoro la predisposizione di un sistema oggettivo, affidabile e accessibile che permetta di misurare la durata dell’orario giornaliero di ciascun lavoratore. La sentenza non prescrive però l’utilizzo di Excel, del badge o di una specifica tecnologia: le modalità concrete dipendono dalla disciplina applicabile e dalle caratteristiche dell’attività.

Per una piccola organizzazione un prospetto individuale può risultare sufficiente come strumento operativo interno. Quando aumentano dipendenti, turni, sedi, straordinari e causali di assenza, può essere più adatto un sistema di rilevazione che automatizzi i conteggi e mantenga traccia delle eventuali correzioni.

Privacy e dati contenuti nel foglio presenze

Nomi, orari di ingresso e uscita e informazioni sulle presenze sono dati personali. Il fatto che vengano raccolti per gestire il rapporto di lavoro non significa che il foglio possa essere condiviso indiscriminatamente tra tutti i dipendenti o conservato senza adeguate misure organizzative.

Occorre prestare particolare attenzione alle causali delle assenze. Il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito che, quando informazioni su presenze e assenze vengono messe a disposizione anche di altri lavoratori, non devono essere rese conoscibili causali dalle quali possano emergere dati relativi alla salute, alla vita privata, familiare o ad altre situazioni tutelate.

Nel modello presente in questa pagina la colonna “Indicazione sintetica dell’attività giornaliera svolta” deve quindi essere utilizzata per descrivere l’attività lavorativa e non per inserire diagnosi mediche, motivazioni dettagliate delle assenze o altre informazioni personali non necessarie.

Esempio compilato di Foglio Presenze Dipendenti

I dati utilizzati nell’esempio sono inventati e servono soltanto a mostrare come può essere compilato il fac simile. Il contenuto deve essere adattato al caso concreto.

COGNOME E NOME: Mario Rossi
AZIENDA: ALFA SERVIZI ESEMPIO S.R.L. – SOLO ESEMPIO

Errori da evitare nella gestione del foglio presenze

• Confondere il file Excel con il Libro Unico del Lavoro. Il fac simile è un prospetto operativo individuale e, nella sua configurazione attuale, non contiene tutte le informazioni previste per il calendario delle presenze del LUL.
• Ricostruire tutti gli orari a fine mese. Registrazioni effettuate con molto ritardo aumentano il rischio di dimenticare ingressi, uscite, pause o variazioni di orario.
• Conteggiare la pausa come lavoro. Le ore giornaliere devono risultare dagli intervalli effettivamente lavorati secondo le regole applicabili al rapporto.
• Usare il campo attività per registrare dati sanitari. Una descrizione delle mansioni svolte non deve trasformarsi in un archivio di diagnosi, patologie o motivazioni personali delle assenze.
• Considerare automaticamente il sabato o la domenica come giorni non lavorativi. Il calendario effettivo dipende dall’organizzazione del lavoro, dai turni e dal contratto applicato.
• Interpretare tutte le ore oltre le otto giornaliere come straordinario. La qualificazione delle ore dipende dall’orario contrattuale, dal CCNL e dalle altre regole applicabili.
• Condividere il prospetto senza limitazioni. Il foglio contiene dati personali dei lavoratori e deve essere accessibile soltanto ai soggetti che ne hanno necessità per finalità di gestione del rapporto.

Quando il foglio presenze non basta

Il fac simile è adatto soprattutto alla registrazione individuale degli orari di entrata e uscita e del totale giornaliero. Se l’azienda deve gestire contemporaneamente numerosi lavoratori, turni variabili, ferie, permessi, malattia, lavoro notturno e straordinario, un sistema con causali dedicate e controlli automatici può essere più adatto del semplice foglio individuale.

Il prospetto può comunque essere utile anche per confrontare le ore registrate con il cedolino. Se emergono prestazioni che il lavoratore ritiene non correttamente retribuite, la situazione richiede una verifica del rapporto e del CCNL applicato; per formalizzare una pretesa è disponibile anche il fac simile di richiesta delle differenze retributive da scaricare.