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In questa guida spieghiamo come scrivere un regolamento aziendale interno e proponiamo un fac simile Word da utilizzare come esempio.
Come si Scrive un Regolamento Aziendale Interno
Spesso di sente parlare di regolamento aziendale, ma in cosa consiste esattamente e come funziona nei confronti delle imprese e dei dipendenti?
Nel momento in cui un’azienda formula in modo chiaro e definito delle regole i lavoratori e i datori potranno ottenere tutta una serie di benefici. Del resto, definire diritti e aspettative all’interno di qualsiasi organizzazione permette di stabilire standard comportamentali, oltre che le prestazioni richieste dallo stesso posto di lavoro, in maniera che i dipendenti possano avere un’idea su come agire ogni giorno nell’interesse dell’azienda.
Bisogna poi far presente che sotto differenti punti di vista il regolamento aziendale può concretamente contribuire a creare un clima più sicuro e piacevole. Esistono infatti non solo leggi obbligatorie, ma anche norme che ogni azienda può scegliere di sviluppare autonomamente.
Vediamo, qui di seguito, tutto quello che occorre sapere sull’argomento e quali sono le tipologie di regolamento aziendale.
Regolamento aziendale – Aspetti generali
Prima di comprendere i vantaggi delle regole vigenti che riguardano il posto di lavoro, occorre definire il concetto di regolamento aziendale. Quest’ultimo si rivela una sorta di linea guida che supporta i datori allo scopo di stabilire le responsabilità dei lavoratori, oltre che la sicurezza e i rapporti con i clienti.
In altre parole, il regolamento aziendale interno permette di regolamentare anche le questioni strettamente legali, ovvero i requisiti normativi e tutte quelle situazioni che potrebbero generare conseguenze più o meno spiacevoli. Grazie alle regole aziendali si può promuovere il benessere di tutti i dipendenti, cioè garantire trattamenti etici ed equi.
Occorre fare presente che il regolamento viene predisposto allo scopo di gestire l’intera organizzazione lavorativa, ovvero la cultura aziendale, la salute, il codice di abbigliamento, la comunicazione, l’uso personale di dispositivi e telefoni cellulari, la pausa pranzo e caffè, le disposizioni per i soggetti fumatori, l’accesso a internet, le politiche anti-harassment, i rapporti con la clientela, i provvedimenti disciplinari, le assenze ingiustificati, le turnazioni, gli orari e molto altro ancora.
Il regolamento aziendale andrà poi consegnato a ciascun dipendente dopo l’assunzione ed eventualmente a seguito del periodo di formazione. Allo stato attuale le aziende si avvalgono di particolari software per l’archiviazione e la digitalizzazione dei documenti, così da poter ottimizzare i tempi e poter contare sull’accesso centralizzato.
Tipologie di regolamenti aziendali
Il regolamento aziendale non viene predisposto soltanto allo scopo di garantire massima tutela ai diritti dei dipendenti, in quanto questo complesso di regole detta tutta una serie di politiche che supportano gli interessi organizzativi aziendali. In buona sostanza le regole forniscono obiettivi, nonché piani a breve o lungo termine, da raggiungere, per cui serviranno a delineare un preciso modello di business. A differenza di quello che si potrebbe pensare, non esiste un solo regolamento aziendale ma differenti tipologie. Ecco quali sono quelle più diffuse.
Governance aziendale
Capire a fondo la maniera in cui la dirigenza di occupa di gestire un’azienda diventa fondamentale per poter motivare i lavoratori, affrontare al meglio ogni eventuale criticità organizzativa e pianificare gli obiettivi da raggiungere. Si ricorda che sono proprio le persone a formare le aziende, per cui i dipendenti devono necessariamente conoscere in ciò che credono e per cosa si battono i loro leader. Solo in questa maniera ci si potrà sentire come parte di una stessa grande squadra.
Sicurezza sul posto di lavoro
Altrettanto importante è fornire ai lavoratori un ambiente che sia non solo sicuro ma anche sano, ovvero in cui poter svolgere le mansioni quotidiane serenamente. Tutto ciò perché le violazioni delle regole in tema di sanità e sicurezza possono generare danni importanti e di conseguenza far incorrere l’azienda in spese inutili o compromettere la buona reputazione.
Ciascuna azienda è quindi chiamata a redigere un regolamento che offra tutela ampia in merito alla salute e alla sicurezza, quindi che tenga effettivamente conto dell’ambiente lavorativo. Ad esempio si potrebbe specificare cosa devono fare i dipendenti in caso di emergenze all’interno degli uffici o come devono utilizzare le strumentazioni potenzialmente rischiose.
Naturalmente ogni regolamento aziendale può essere integrato con regole speciali e dettate dalle circostanze in corso, così com’è avvenuto durante la pandemia. Nello specifico, infatti, molti datori hanno introdotto norme che prevedevano l’obbligo del vaccino e del green pass in maniera da assicurare la tutela di tutti i dipendenti.
Regolamento in tema di presenze, ferie e congedi
Come noto la richiesta delle ferie è ampiamente regolamentata dalle disposizioni normative, nonché dai relativi CCNL, ma è comunque importante predisporre una procedura standardizzata per ottenere uno o più giorni di riposo e i permessi. In questa maniera di riesce a ottimizzare l’organizzazione interna di qualsiasi azienda.
Il regolamento aziendale che tratta delle presenze, delle ferie e di congedi dovrebbe inoltre specificare la quantità di ferie che i lavoratori possono avere a disposizione, oltre a chi bisogna contattare per assentarsi dal posto di lavoro senza subire provvedimenti disciplinari e altre sanzioni. Il complesso di norme diventerà inoltre un punto di riferimento per conoscere come utilizzare le ferie arretrate e ogni altra informazione sulle assenze. Esistono poi regolamenti ancora più completi e dettagliati che disciplinano i congedi di maternità e paternità.
Volendo si può pure scegliere di adottare una separata politica sulle presenze e che stabilisca quale provvedimento adottare nelle ipotesi di ritardo o quanti giorni di anticipo sono necessari per presentare la richiesta di ferie.
I reclami dei lavoratori
Le lamentele formali effettuate nei confronti dei dipendenti sono i reclami, i quali possono essere pesentati allo scopo di documentare pratiche che destano preoccupazioni su alcuni aspetti dell’organizzazione aziendale.
I reclami vengono quindi proposti dopo un conflitto fra colleghi o a seguito di un incidente, ma non solo. Questa lamentela ufficiale può scattare per qualsiasi motivazione, incluse le aggressioni fisiche sul luogo di lavoro, le questioni di natura finanziaria che interessano la busta paga, le circostanze sociali, il mobbing e tanto altro. Il regolamento dovrà quindi definire il procedimento da seguire per dirimere i reclami all’interno dell’azienda, nonché l’iter da intraprendere affinché i lavoratori possano conoscere come fronteggiare le loro preoccupazioni in maniera professionale.
In genere si raccomanda di sviluppare una politica anti-ritorsione che possa assicurare ampia tutela ai dipendenti che inoltrano i reclami in buona fede contro datori, manager diretti e colleghi.
Pari opportunità
I regolamenti aziendali relativi alle pari opportunità, all’anti-discriminazione e alle molestie, garantiscono che i lavoratodi siano trattati in modo equo. La maggior parte delle aziende non fa altro che predisporre le proprie politiche interne allo scopo di incoraggiare trattamenti rispettosi per tutti i lavoratori.
Ogni impresa oggi è chiamata a offrire pari opportunità, perché in questo modo si riesce concretamente a evitare che i dipendenti si possano trovare di fronte a pratiche inappropriate da parte di altri colleghi, della direzione e dei fornitori. Nello specifico le azioni da contrastare abbracciano numerosi ambiti, quali orientamento sessuale, razza, fede, genere, credenze religiose e culturali.
Le aziende dovrebbero quindi definire in modo chiaro delle linee guida anche per i lavoratori affetti da disabilità o per le dipendenti in gravidanza. Più in particolare, dovrebbe esistere un complesso di norme ben definito in grado di garantire ampia tutela contro qualsiasi tipo di discriminazione.
Utilizzo dei dispositivi e l’accesso a Internet
Nella maggioranza dei casi le aziende devono affrontare le conseguenze di una mancata diligenza da parte dei dipendenti che fanno uso di sistemi informatici. Sarà quindi indispensabile adottare un apposito regolamento che disciplini l’utilizzo dei dispositivi tecnologici, al fine di chiarire ciò che è consentito e vietato.
Le politiche inerenti l’uso di tablet, smartphone, pc e laptop non fanno altro che proteggere l’azienda da ogni responsabilità nel caso in cui il dipendente dovesse adottare comportamenti illegali tramite la tecnologia presente sul posto di lavoro. Le linee guida chiariscono pertanto quello che i lavoratori possono fare quando accedono a Internet o controllano la posta elettronica dell’impresa. Il regolamento delinea inoltre le azioni ammesse per ciò che riguarda l’impiego dei social media al lavoro.
Privacy e welfare
Altra tipologia di regolamento aziendale è quello sulla privacy e sul welfare. Il primo viene realizzato per assicurare protezione a lavoratori e clienti, oltre che allo scopo di favorire rapporti basati sulla trasparenza e la fiducia. I regolamenti aziendali in tema di privacy e riservatezza permetto di proteggere i dati sensibili, così da mantenere buone relazioni con fornitori e venditori.
Le aziende che hanno messo in pratica politiche di welfare dovranno adottare un regolamento ad hoc che possa specificare limiti, requisiti e contenuti. A tal proposito i benefit giocano un ruolo importante nella vita dei dipendenti e ai fini motivazionali, per cui eventuali disparità di trattamento possono portare solo a tensioni e malcontenti. Le norme sul welfare puntano proprio a contrastare queste spiacevoli situazioni.
Regolamento sullo smart working
L’avvento della pandemia ha generato profondi cambiamenti anche nel mondo del lavoro, tanto da intensificare lo smart working, ma nonostante ciò diverse aziende fanno fatica a stabilire delle regole precise.
Definire, anche in collaborazione con gli stessi lavoratori, delle regole sullo svolgimento delle mansioni da casa può aiutare molto a evitare fraintendimenti, quindi a fornire delle linee guida generali su cui poter fare sempre affidamento.
Direttiva UE 2019/1937 sul whistleblowing
Questa importante direttiva del 9 dicembre 2022 dovrà essere integrata all’interno del regolamento, specialmente in caso di aziende che contano più di 250 dipendenti. Per le imprese con 50 lavoratori, invece, l’obbligo scatta dal 2023.
La normativa disciplina la protezione di quei soggetti che segnalano violazioni del diritto europeo. Con questa direttiva l’Unione Europea intende uniformare le singole normative nazionali in tema di whistleblowing, così da stabilire un canale di segnalazione standard, utile per fronteggiare la corruzione pubblica e privata.
Come predisporre un regolamento aziendale
Creare da zero un regolamento aziendale in grado di affrontare le questioni più importanti sul fronte organizzativo e strategico, vuol dire considerare diverse variabili.
Per prima cosa occorre capire come il management e i dipendenti risolvono i problemi lavorativi, per poi identificare i punti da migliorare. Ad esempio, quando i lavoratori dovessero violare frequentemente delle norme non scritte, si può sempre considerare l’opportunità di aggiungere nuove disposizioni al regolamento che disciplinano i problemi riscontrati.
Sarà poi opportuno stilare una lista completa degli aspetti da regolamentare. Nello specifico, si possono includere sezioni e clausole che impediscono ai dipendenti di eludere le regole già vigenti. Solitamente si raccomanda di prevedere specifiche sanzioni disciplinari da adottare in caso di violazioni e per questo è bene chiedere il supporto di un avvocato, così da trovare le soluzioni più adatte al caso specifico.
Si ricorda che i lavoratori dovranno essere informati in merito all’esistenza del regolamento aziendale, nonché delle eventuali modifiche alle regole già esistenti. Questo aspetto è determinante per evitare continui conflitti, perché altrimenti i dipendenti potrebbero lamentarsi di non essere mai stati a conoscenza delle norme, specialmente a seguito di sanzioni disciplinari per avvenute violazioni. Si può quindi considerare di far firmare una dichiarazione con la quale verrà attestato di aver ricevuto copia del regolamento aziendale.
Con il passare del tempo inoltre ogni regolamento necessita aggiornamenti, perché non solo possono cambiare gli obiettivi aziendali, ma bisogna sempre conformarsi alle nuove disposizioni legislative.
Molto spesso si tende a fare confusione fra regolamento aziendale e codice disciplinare, ma nei fatti questi due documenti sono molto diversi. L’insieme delle norme comportamentali fornite dall’impresa costituisce il codice disciplinare, che dovrà essere rispettato da lavoratori e dirigenti, allo scopo di assicurare il corretto svolgimento delle mansioni.
In caso di violazioni al codice disciplinare l’azienda potrà adottare tutti i provvedimenti del caso, quindi applicare sanzioni più o meno severe in base alla gravità del fatto.
In buona sostanza il codice disciplinare è formato da tutte quelle norme che derivano direttamente dalla legge o dai CCNL di riferimento in merito alle condotte che non sono ammesse sul luogo di lavoro. Naturalmente questo codice non si limita a elencare i comportamenti vietati, ma anche le ammonizioni, i procedimenti di contestazione e le modalità di presentazione dei ricorsi.
Modello Regolamento Aziendale Interno
Di seguito si trova un fac simile regolamento aziendale interno che è possibile utilizzare come bozza. Il documento di esempio è in formato DOC, può di conseguenza essere aperto e compilato con Word, convertito in PDF o stampato.
