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In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di consegna carta di credito aziendale a dipendente e proponiamo un fac simile di lettera di consegna carta di credito aziendale a dipendente da utilizzare come esempio.
Consegna della Carta di Credito Aziendale a Dipendente
Sono diverse le soluzioni appositamente pensate per soddisfare al meglio le esigenze diversificate delle imprese e fra queste spiccano le carte di credito aziendali, sempre più diffuse e semplici da usare.
Rispetto alle carte di credito tradizionali ad uso personale, quelle aziendali differiscono perché permettono una gestione mirata del denaro, evitando così di esporre a rischi le finanze del sottoscrittore.
Soprattutto durante le fasi di crescita commerciale, la disponibilità delle risorse economiche diventa indispensabile per avviare l’attività, nonché al fine di poter accedere alle fonti di credito in modo rapido e veloce
Riuscire a individuare il prodotto finanziario più adeguato per il proprio business permette di accelerarne lo sviluppo. Ecco, qui di seguito, tutto quello che occorre sapere sull’argomento.
I titolari delle imprese sono spesso alla ricerca di sistemi che permettono di semplificare la contabilità e la gestione finanziaria, per questo scelgono spesso delle carte nominative.
Soprattutto le aziende che hanno molti dipendenti si ritrovano a gestire numerose spese e per questo occorre un certo controllo, quindi una vera e propria tracciatura delle spese affrontate. Tutto ciò serve per rendicontare le movimentazioni del conto corrente dal punto di vista contabile e fiscale.
Occorre poi prestare massima attenzione alle possibili fronti, quindi controllare come viene speso il denaro da parte degli stessi dipendenti. Ecco, quindi, che vengono in aiuto le carte di credito aziendali, sempre più utilizzate dalle imprese e dai liberi professionisti in quanto permettono una gestione accurata del bilancio.
Queste carte nella maggior parte dei casi si appoggiano a grandi circuiti come Mastercard e vengono definite business proprio perché integrano tante funzionalità, rivelandosi molto versatili.
Più nello specifico, una carta di credito aziendale viene sempre associata al conto corrente dell’azienda al fine di poter avere il pieno controllo di vari esborsi, come ad esempio le spese professionali, i pagamenti delle utenze, dei fornitori, dei collaboratori, dei viaggi, delle trasferte e molto altro ancora. Carte del genere, diventate ormai obbligatorie per le imprese e i professionisti, offrono numerosi vantaggi, perché offrono una chiara panoramica delle entrate e delle uscite, anche quando si tratta di importi bassi.
In linea generale è bene far presente che le carte di credito aziendali possono essere business o corporate. Si tratta di prodotti finanziari pensati principalmente per i professionisti muniti di partita IVA o per le aziende che hanno molti dipendenti, sono quasi sempre nominativi e consentono ai collaboratori dell’impresa di effettuare spese evitando di oltrepassare certe soglie. Queste carte di debito, nominative o meno, si rivelano maggiormente sicure rispetto a quelle di credito, visto che permettono il monitoraggio e la gestione del saldo del conto corrente senza alcuna complicazione.
Diversamente da quanto avviene con la carta di debito, quella di credito aziendale nominativa e non, implica la possibilità di spendere maggiori somme rispetto alla disponibilità del conto. Il denaro verrà infatti anticipato dall’istituto di credito e dovrà essere restituito in genere nell’arco di un mese. Anche se la carta di debito potrebbe sembrare a prima vista una valida soluzione, nei fatti non permette di tenere sotto controllo in modo accurato le spese, visto che si possono prelevare importi che superano quelli disponibili sul conto corrente intestato all’azienda aziendale.
Carta di credito aziendale nominativa e non nominativa
Abbiamo visto che le carte di credito aziendali possono essere nominative o meno. Per capire quale possa essere quella più adatta alle specifiche esigenza bisogna valutare le esigenze del proprio business, ovvero le necessità dell’impresa.
I prodotti finanziari non nominativi vengono intestati direttamente alla società, possono essere utilizzati da vari impiegati e collaboratori. Gli importi vengono poi addebitati direttamente all’azienda ma alla fine del mese potrebbe rivelarsi abbastanza complicato capire chi ha effettuato determinate spese.
Le carte nominative, come suggerisce lo stesso nome, vengono invece intestate al dipendente, unico responsabile del denaro speso, anche se gli importi, comprese le commissioni, sono comunque addebitate all’azienda.
Naturalmente quest’ultima tipologia di soluzione è sicuramente da preferire per una gestione accurata degli esborsi fatti da tutti i lavoratori, in quanto più semplice e sicura
Le carte di credito aziendali nominative si rivelano pertanto affidabili visto che permettono sempre di risalire al soggetto che ha effettuato l’acquisto, ovvero il puntuale monitoraggio dei costi, dei vari pagamenti come quelli riguardanti le trasferte.
Occorre poi segnalare che le carte nominative sono quasi sempre più convenienti rispetto a quelle di debito non nominative, con le quali non si può pagare un importo maggiore rispetto alla giacenza presente sul conto bancario aziendale.
In genere, infatti, prevedono l’addebito posticipato ogni 30 o 60 giorni, senza che venga applicato alcun interesse aggiuntivo o commissioni e, come del resto avviene anche per le carte non nominative, offrono l’opportunità di concordare un pagamento rateale e di usufruire di vantaggiose coperture assicurative. Le singole banche spesso propongono offerte e promozioni personalizzate in base ai diversi target ai quali viene destinata la carta.
Tipologie di carte di credito nominative aziendali
L’assortimento delle carte di credito aziendali nominative, come anticipato, comprende le bussiness o le corporate. Le prime sono pensate specialmente per i professionisti, i commercianti, i lavoratori autonomi, i dipendenti ecc. Le seconde si rivolgono alle imprese che hanno tanti collaboratori, ai quali si possono assegnare per agevolare lo svolgimento delle mansioni, ovvero per accreditare benefit, rimborsi, polizze, premi produzione e molto altro.
Esistono poi carte di credito a saldo prepagate oppure di debito. Anche in questo caso la scelta fra le diverse tipologie è strettamente legata alle necessità dell’impresa, cioè ponderando bene determinate variabili.
Le carte di credito a saldo presenti oggi sul mercato prevedono costi variabili relativi all’ammontare del canone, delle commissioni, dell’imposta di bollo e per l’inoltro dell’estratto conto. Una carta con addebito rateale implica poi che venga considerato anche il TAEG, quindi quando il volume delle transazioni è elevato e la carta viene usata in maniera continua i vantaggi possono essere non di poco conto. Volendo, proprio per risparmiare ulteriormente, si può sempre optare per le offerte proposte dalle banche online, ovvero a zero spese o con costi di gestione bassi.
Per quanto riguarda le carte prepagate aziendali ricaricabili, queste vengono soprattutto consigliate alle piccole aziende che hanno poco personale, in quanto offrono il vantaggio di semplificare gli aspetti burocratici, visto che snelliscono il rendiconto periodico dando al contempo ai dipendenti la possibilità di ottimizzare i tempi per lo svolgimento del lavoro.
Le carte di debito aziendali nominative o non rappresentano invece la soluzione più indicata per le imprese che puntano a tenere sotto controllo quotidianamente le spese.
Perché sottoscrivere le carte di credito aziendali
Le carte di credito aziendali servono per effettuare i pagamenti dell’impresa e si possono distribuire a tutti o solo ad alcuni dipendenti. Grazie a questi prodotti finanziari si possono ad esempio acquistare biglietti per i trasporti, il carburante, pranzi e cene, attrezzature per il lavoro ecc.
Così facendo il collaboratore potrà evitare di pagare in contanti o con la carta personale, per cui si eviterà di anticipare denaro e di chiedere un successivo rimborso. Questo aspetto, com’è facile intuire, semplifica molto le attività di chi si occupa della gestione del personale e della contabilità, in quanto ogni transazione viene tracciata e non c’è la necessità di conservare scontrini, fatture o ricevute fiscali per documentare l’esborso.
Le carte di credito aziendali sono quindi validi strumenti per tenere sempre sotto controllo gli acquisti dei dipendenti, sono associati all’iban del conto corrente della società, salvo che non si tratti di carte di debito. La presenza dell’iban non permette solo di effettuare acquisti, ma anche di ricevere somme, cioé rimborsi e bonifici.
A prescindere dal tipo di carta scelto, di credito, di debito, nominative o non nominative, con iban o senza, questi prodotti assicurano tanti aspetti positivi, perché permettono di compiere un passo in avanti verso la digitalizzazione della contabilità. Redigere la nota spese dei dipendenti è infatti molto complesso, specialmente quando la spesa non può essere documentata perché si smarrisce la fattura o lo scontrino.
Una carta di credito aziendale, invece, permette una gestione precisa, accurata e centralizzata. I dipendenti possono inoltre portare a termine le transazioni rapidamente, anche attraverso dispositivi elettronici come gli smartphone, quindi scaricando apposite app.
Un altro aspetto interessante da non trascurare è il fatto che con una carta di credito aziendale il dipendente non sarà costretto a effettuare anticipi di somme, quindi ad attendere l’accredito dello stipendio per ottenere il rimborso di quanto speso per conto della società. Le spese, infatti, vengono sempre addebitate all’azienda e non sul conto personale del collaboratore.
Infine, degna di segnalazione è la grande versatilità delle carte di credito aziendali, usate non solo per fare acquisti, ma anche per altri scopi, ad esempio al fine di assegnare ai lavoratori determinati benefit e premi.
Quali sono gli svantaggi delle carte di credito aziendali
Dopo aver esaminato gli aspetti positivi delle carte di credito aziendali è bene valutare anche quelli negativi, derivanti soprattutto dall’utilizzo improprio delle stesse da parte dei dipendenti. A tal proposito, per evitare ogni rischio, sarà necessario predisporre un regolamento interno alla società in cui stabilire le spese ammissibili e quelle non consentite.
Sarà pertanto necessario informare i lavoratori su come utilizzare la carta di credito, quindi definire, anche in base alle mansioni svolte, delle regole anche in caso di furto o smarrimento dello strumento finanziario.
Quando non si predispone un regolamento chiaro si possono presentare tutta una serie di criticità, quindi portare i dipendenti a spendere di più rispetto a quanto preventivato. Alcuni lavoratori inoltre potrebbero non adattarsi subito all’uso della carta aziendale, per cui le imprese si ritrovano spesso a dover affrontare un periodo di adattamento complesso. Per questo, prima che i collaboratori possano abituarsi al nuovo sistema, si rivela utile permettere anche i pagamenti in contanti con rimborso in busta paga.
Consegna delle carte di credito aziendali
Alla luce di quanto chiarito, le carte di credito aziendali nominative si possono distribuire a tutti o solo ad alcuni dipendenti. Gli interessati all’uso di questi strumenti potranno presentare all’ufficio personale dell’azienda un’apposita istanza, in cui inserire le proprie generalità e dichiarare di aver preso posizione delle condizioni di utilizzo, nonché del regolamento interno.
L’utilizzo ponderato e pianificato delle carte di credito aziendale può concretamente migliorare la gestione finanziaria di ogni impresa. In ogni caso è bene ricordare che non esiste una sola carta di credito per le aziende, per questo è importante comparare le commissioni e i costi applicati dalle banche, al fine di evitare costi superiori alle aspettative.
Il funzionamento delle carte pensate per le aziende è inoltre abbastanza semplice e uguale a quello previsto per le carte tradizionali, visto che sarà possibile fare acquisti online, fare operazioni presso gli sportelli ATM, comprare presso i negozi fisici, ricevere benefit ecc. Tra i maggiori vantaggi si ricordano infine l’assistenza e il blocco immediato per frodi e furti, l’addebito posticipato e varie coperture assicurative.
Fac Simile Lettera di Consegna della Carta di Credito Aziendale a Dipendente
Di seguito si trova un fac simile lettera consegna carta di credito aziendale a dipendente che è possibile utilizzare come bozza.
