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In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di comunicazione variazione ragione sociale a fornitore e clienti e proponiamo un fac simile lettera di comunicazione variazione ragione sociale Word da utilizzare come esempio.
Comunicazione Variazione Ragione Sociale a Fornitori e Clienti
Quando si costituisce una società o una ditta individuale sono vari gli aspetti a cui pensare e le incombenze burocratiche che occorre portare a termine. Sicuramente la scelta della ragione sociale, da non confondere con la denominazione, riveste un ruolo determinante e può essere modificata in futuro per numerose motivazioni.
La prima cosa da sapere è che la ragione sociale si rivela indispensabile per procedere con la regolare iscrizione nel Registro delle Imprese e dovrà essere formulata rispettando alcuni parametri, fra cui l’indicazione di almeno uno dei soci. Per quanto invece riguarda i liberi professionisti, la ragione sociale coincide con il nome e il cognome dell’interessato.
Vediamo, qui di seguito, tutto quello che bisogna sapere sull’argomento e come scrivere una lettera per comunicare agli uffici competenti eventuali variazioni che interessano il nome e il tipo di una determinata società.
Molte volte si tende a confondere la ragione sociale con la denominazione, tanto che i due termini vengono considerati sinonimi e utilizzati in maniera impropria. La distinzione fra ragione sociale e denominazione si riferisce alla forma societaria adottata delle imprese.
Più nel dettaglio, consultando il Registro delle Imprese sarà possibile ricercare le imprese attraverso la ragione oppure la denominazione, per cui è fondamentale comprendere il significato di queste due espressioni.
Le imprese infatti possono assumere svariate forme giuridiche ed essere organizzate in modo individuale o collettivo. Nella prima ipotesi rientrano le ditte individuali, nonché i lavoratori autonomi che sono provvisti di Partita IVA. Nel secondo caso, invece, rilevano le società di persone, di capitali e per azioni.
In base poi alla forma giuridica che verrà assunta dall’impresa troverà applicazione una differente individuazione all’interno del Registro delle Imprese. Bisogna inoltre considerare che non tutte le forme di impresa vengono censite dalla Camera di Commercio, per cui sapere la distinzione fra ragione e denominazione sociale è fondamentale.
Per quanto riguarda i privati, la ragione sociale non è altro che l’elemento grazie al quale identificare le società e, più nel dettaglio, quelle di persone. Tuttavia, questa espressione viene impiegata per i privati che lavorano come liberi professionisti. Per i privati la ragione sociale coincide con i rispettivi nomi e cognomi, quindi sarà necessaria l’iscrizione alla Camera di Commercio come ditta individuale.
Quando l’attività d’impresa viene esercitata da due o più soggetti insieme, mediante un’organizzazione interna finalizzata allo stesso scopo comune, nonché condividendo i rischi professionali, allora si configura una società a norma dell’articolo 2247 e seguenti del codice civile.
A questo riguardo i termini ragione e denominazione si dovranno riferire distintamente per le società di persone e di capitali. Le prime
agiscono mediante la ragione sociale, la quale potrebbe essere anche di fantasia ma sempre contenente il nome di uno dei due soci. Ad esempio, una società di persone composta da Mario Rossi e Carlo Bianchi potrà avere un nome che in qualche modo rimanda al tipo di attività svolta, ma dovrà sempre indicare il nome di almeno uno dei due soci. Una possibile ragione sociale pertanto potrebbe essere ‘Edilizia di Mario Rossi s.n.c.’. In buona sostanza la ragione sociale è il nome dell’impresa.
L’obbligo di specificare il nome e il cognome dei soci non vige per le società di capitali, perché stavolta rileva la denominazione che potrà consistere in un un nome di fantasia, ad esempio ‘Progetti edilizia s.r.l.’, quindi senza la necessità di fare riferimento ai fondatori.
Sapere la distinzione è molto importante in tutte le attività dell’impresa. Nelle fattura, oltre che nei documenti ufficiali e nella carta intestata, l’impresa dovrà essere specificata in modo chiaro, quindi bisogna indicare la ragione oppure la denominazione sociale. La stessa cosa vale anche nei pagamenti, con bonifico, assegno bancario o circolare, perché si deve sempre riportare il nome corretto dell’impresa.
Il nostro Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio racchiude tutti i dati, storici e attuali, che si riferiscono alle imprese che svolgono un’attività commerciale a norma dell’articolo 2082 del codice civile.
Le imprese che vengono censite con la ragione sociale sono quelle semplici, in accomandita semplice e in nome collettivo.
Le prime, ovvero S.s., vengono costituite attraverso un contratto fra i soci, ex articolo 2251 e seguenti del codice civile. Questa forma societaria viene solitamente adottata dagli studi professionali o associati, nonché da tutte quelle attività commerciali per le quali non è necessario adottare un’organizzazione complessa. La rappresentanza potrà essere conferita e stabilita da contratto agli stessi soci, ma in mancanza si estende agli amministratori. Quanto ai creditori, questi potranno far valere i loro diritti sul patrimonio della società e i soci rispondono personalmente, ovvero con il loro patrimonio, per le obbligazioni sociali. Le società semplici sono poi tenute a stilare il bilancio e depositarlo alla Camera di Commercio.
In merito alle società in accomandita semplice, S.a.s., è bene sapere che i soci possono essere accomandatari, quindi responsabili solidalmente e in modo illimitato per le obbligazioni sociali, nonché accomodanti, cioè che rispondono tenuto conto della quota conferita. La ragione sociale delle S.a.s. include il nome di almeno di uno dei soci accomandatari. L’eventuale socio accomandante che volesse comparire nella ragione sociale risponderà di fronte ai terzi in modo solidale e illimitato con il suo patrimonio personale, ex articoli 2313 -2324 del codice civile. Le S.a.s. non hanno alcun obbligo di depositare il bilancio annuale alla Camera di Commercio.
Le società in nome collettivo, disciplinate dagli articoli 2291 – 2312 del codice civile, si caratterizzano per il criterio di responsabilità solidale ed illimitata dei soci. Le s.n.c. prevedono una denominazione che dovrà specificare il nome di uno o più soci, sono costituite con atto privato o notarile, da depositare presso l’ufficio del Registro delle Impresa competente. Anche per queste società non vige l’obbligo di depositare annualmente il bilancio alla Camera di Commercio.
Le imprese che vengono censite con la denominazione sociale sono quelle a responsabilità limitata e per azioni, ovvero di capitali che godono di un’autonomia patrimoniale perfetta, visto che il patrimonio dei soci resta nettamente distinto da quello della società.
Le società S.r.l., cioè a responsabilità limitata, comportano che per le obbligazioni sociali risponde solo la società, tenuto conto dei limiti del patrimonio mobiliare e immobiliare oppure al capitale sociale. Le quote non possono in alcun modo essere costituite dalle azioni, mentre l’apporto sociale avviene al momento stesso della costituzione o in un momento successivo con finanziamenti diretti da parte dei soci. Le S.r.l. richiedono l’atto costitutivo in forma pubblica e stilato dal notaio. In quella sede i soci sono tenuti a comunicare la denominazione sociale dell’impresa.
In caso di S.p.a., ovverosia di società per azioni, le obbligazioni sociali interessano solo ed esclusivamente il patrimonio della stessa società. I soci verseranno delle quote rappresentate dalle azioni e restano indenni da qualsiasi responsabilità. La denominazione sociale dovrà in modo obbligatorio contenere la specificazione di società per azioni e la costituzione richiede l’atto costitutivo pubblico, a norma degli articoli 2325 – 2461 del codice civile.
Com’è facile immaginare, la variazione della ragione sociale rappresenta un aspetto determinante che riguarda la vita di un’azienda e per questo bisogna che essa sia comunicata ai terzi che con l’azienda stessa intrattengono rapporti.
Questo vuol dire che l’azienda interessata sarà tenuta a produrre una circolare, il cui oggetto sarà proprio quello di rendere nota la variazione della ragione sociale.
In questa circostanza l’azienda è tenuta inoltre a spiegare sinteticamente la variazione, nonché le ragioni che hanno spinto a tale scelta. Nella circolare bisogna poi riportare tutti quei dati che hanno subito variazioni e quelli che invece sono rimasti inalterati, come ad esempio la sede legale.
Una volta stilata la circolare arriverà il momento di portarla a conoscenza dei soggetti che intrattengono rapporti con l’azienda, quali fornitori, clienti e molto altro. Per portare a termine questa incombenza si possono usare diversi mezzi, come il fax oppure procedere telematicamente tramite mail.
Come anticipato, le motivazioni che possono spingere a modificare la ragione sociale sono svariate. Tante volte questa scelta dipende da nuovi assetti organizzativi o da un regime fiscale maggiormente favorevole.
Sul punto è bene far presente che la variazione della denominazione o ragione sociale dovrà essere nota, perché, ad esempio, è importante informare i terzi che non si tratta più di un’impresa individuale ma di una S.a.s.
In fase di selezione della nuova ragione sociale si dovrà tener conto non solo del nome di almeno un socio illimitatamente responsabile, ma anche cercare di non generare confusione sul tipo di attività svolta. Occorre poi considerare il principio di novità, nel senso che la ragione necessita di essere caratterizzata univocamente, così da essere differenziata dalle imprese concorrenti, su base territoriale e tenuto conto del comparto produttivo.
La ricerca della ragione sociale si può effettuare consultando la banca dati del Registro delle Imprese, all’interno della quale trovare tutte le informazioni attuali e storiche. Tale ricerca potrà avvenire anche usando alcuni filtri, come ad esempio il nominativo, la Partita Iva, il codice fiscale o il numero REA.
Una volta chiara la distinzione tra ragione e denominazione sociale, oltre che sulle varie forme societarie, nulla vieta di apportare modifiche a seguito della costituzione. Quelle che riguardano la ragione dovranno essere portate a conoscenza dei soggetti che intrattengono rapporti con l’azienda, quali soprattutto fornitori e clienti, mediante una comunicazione chiara e sintetica.
Il modulo per comunicare il cambio della ragione sociale si rivela un punto di riferimento utile, da personalizzare in base alle specifiche esigenze, considerando anche eventuali rettifiche all’indirizzo della sede legale, al numero telefonico, al sito web e molto altro.
Fac Simile Lettera di Comunicazione Variazione Ragione Sociale
Di seguito si trova un fac simile lettera di comunicazione cambio ragione sociale a fornitori e clienti Word che è possibile utilizzare come bozza. Il documento di esempio è in formato DOC, può di conseguenza essere aperto e compilato con Word, convertito in PDF o stampato.
