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In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di richiesta ferie e proponiamo un modulo richiesta ferie Word e PDF editabile da utilizzare come esempio.
Come Scrivere una Richiesta Ferie
I lavoratori si pongono spesso molti dubbi in merito alla gestione delle ferie, specialmente per ciò che riguarda il numero dei giorni disponibili nel corso dell’anno. Cosa sono le ferie residue e come si effettua la richiesta al datore di lavoro?
Con il trascorrere dei mesi i dipendenti spesso programmano le ferie considerando ponti e festività, anche al fine di pianificare con congruo anticipo le vacanze estive o invernali. Vediamo, qui di seguito, tutto quello che c’è da sapere su questo tema.
Richiesta ferie – Aspetti generali
Nella maggioranza dei casi i lavoratori presentano la richiesta di ferie e permessi durante il periodo invernale, così da poter organizzare le vacanze e da sfruttare anche i giorni di festa al fine di prolungare il periodo di riposo.
Altre situazioni ricorrenti si verificano quando l’azienda resta chiusa nel mese di dicembre per via delle festività natalizie oppure per ragioni organizzative.
Com’è facile intuire, nella prima ipotesi il dipendente deve muoversi con un certo anticipo, quindi chiedere al datore mesi prima delle vacanze di potersi assentare e per questo sarà necessario raggiungere un accordo con i colleghi per non creare disagi all’azienda.
Bisogna infatti considerare che le ferie sono un diritto, ma di contro il lavoratore ha il dovere di non creare disagi organizzativi, per questo sarà chiamato a chiedere le ferie dopo aver consultato i colleghi allo scopo di non lasciare la posizione scoperta durante le ferie.
L’ideale sarebbe quello di creare un piano di rotazione delle ferie in maniera tale che tutti i lavoratori possano godere di giorni di riposo.
Diverso è il caso in cui le ferie vengano imposte direttamente dal datore di lavoro, il quale potrebbe decidere di arrestare l’attività di un intero reparto oppure chiudere del tutto l’attività per un certo periodo di tempo, quindi assegnare un riposo collettivo.
Non mancano poi circostanze particolari, ovvero quando il datore invita alcuni dipendenti a consumare le ferie rimaste arretrate. Stavolta le giornate non sono scelte dal lavoratore ma per l’appunto imposte dalla stessa azienda per motivazioni produttive e organizzative.
Insomma, le alternative sono abbastanza varie ed è normale che il lavoratore non sappia come comportarsi. La domanda più ricorrente è quanti sono i giorni di anticipo da rispettare prima di poter chiedere le ferie.
Ferie e permessi – Come maturano
Le ferie sono un diritto per i dipendenti, come del resto sancito dall’articolo 36 della Costituzione, in virtù del quale per i lavoratori maturano non solo i permessi, ma anche le ferie retribuite, senza che gli stessi possano rinunciarvi. Spetta poi ai contratti collettivi disciplinare i giorni di maturazione e le eventuali modalità di fruizione.
La finalità delle ferie è quella di permettere ai dipendenti il recupero fisico compromesso dallo svolgimento costante delle mansioni. I periodi non dedicati al lavoro, infatti, possono essere impiegati per svolgere altre attività rilassanti e rigenerative.
Si precisa che i lavoratori possono legittimamente assentarsi dal posto di lavoro nel corso del periodo di ferie maturato. La maturazione avviene pro quota, ovvero viene conteggiata in dodicesimi, considerati i mesi di servizio prestati. Trova inoltre applicazione la regola dei quindici giorni, secondo la quale la maturazione scatta qualora il dipendente abbia prestato servizio per una frazione di mese pari o maggiore a quindici giorni. Naturalmente valgono sempre le eccezioni di maturazione in alcuni periodi di assenza.
Sarà comunque il contratto collettivo a stabilire nel caso specifico il numero di ferie e di permessi disponibili annualmente.
Per quanto riguarda i permessi, più in particolare, questi possono essere ricondotti alle festività, cioè a quelle giornate considerate prefestive e per le quali si prevede un’ulteriore assenza dal lavoro, attualmente pari a 32 ore all’anno. In alternativa i permessi sono legati alle ore di permessi aggiuntivi previsti espressamente dalla contrattazione collettiva.
Disciplina delle ferie
La prima cosa da sapere in merito alla disciplina delle ferie è che il periodo minimo annuale, salvo che diversamente disposto dal contratto collettivo e tenuto conto dell’anzianità di servizio, è pari a quattro settimane.
Sono poi obbligatorie due settimane continuative all’anno richieste dal dipendente, nonché altre due settimane entro i diciotto mesi seguenti al termine dell’anno di maturazione, salvo maggiori periodi fissati dal contratto collettivo.
Bisogna far presente che il periodo minimo di quattro settimane non potrà essere compensato e sostituito dall’indennità per ferie non godute, salva l’ipotesi della risoluzione del rapporto di lavoro oppure del contratto a termine con una durata inferiore all’anno. Il datore che omette di concedere le ferie verrà sanzionato con una pena pecuniaria, ulteriormente inasprita quando la violazione si riferisce a più di cinque o dieci dipendenti.
Come anticipato, il diritto alle ferie matura in base al periodo di lavoro che viene prestato, quindi ciascun mese di servizio darà diritto a un dodicesimo su base annuale, salvo che venga disposto diversamente dai CCNL. Le frazioni di mese pari almeno a quindici giorni si conteggiano come mese intero e la maturazione prosegue ugualmente in caso di periodi di prova, assenza per maternità (incluse le astensioni anticipate e la proroga del congedo), infortunio, malattia, cassa integrazione e orario ridotto.
Le ferie, invece, cessano di maturare in caso di sciopero, nel corso dei periodi di aspettativa per svolgere funzioni pubbliche o sindacali, durante il periodo di congedo post parto e di cassa integrazione a zero ore, salvo che venga applicato un trattamento di maggiore favore.
Compatibilmente con le necessità organizzative dell’azienda, considerando anche le esigenze dei dipendenti, sarà il datore ad avere la facoltà di decidere in merito alla modalità di fruizione delle ferie. A tal riguardo si distingue fra ferie collettive e individuali. Le prime riguardano la totalità dei dipendenti e comportano la totale sospensione dell’attività produttiva, le secondo vengono fruite dal singolo lavoratore e non comportano la chiusura dell’azienda.
I contratti collettivi possono prevedere un determinato periodo per la fruizione delle ferie, altrimenti l’esatta quantificazione viene rimessa al datore di lavoro. Quest’ultimo, in ogni caso, sarà chiamato a dare ai dipendenti una comunicazione scritta del piano di ferie e una volta scaduto il termine di fruizione, cioè diciotto mesi dalla data di maturazione, dovrà versare i contributi INPS.
Alla luce di quanto spiegato, le ferie, così come disposto dall’articolo 36 della Costituzione, sono un diritto irrinunciabile per i lavoratori, pertanto sono vietati accordi individuali che ne impediscono la fruizione totale o parziale, comunque finalizzati alla monetizzazione.
Come comunicare le ferie al datore di lavoro
Abbiamo visto che il potere di decidere sulla fruibilità delle ferie spetta al datore, compatibilmente con le esigenze dell’azienda e dei lavoratori. Tutto ciò vuol dire che il datore non può chiedere le ferie in modo arbitrario, in quanto inserito all’interno di un contesto che tiene conto di vari fattori.
Anche se è il datore a stabilire il piano delle ferie è comunque corretto che i giorni vengano comunicati ai lavoratori con congruo anticipo, proprio per dare loro la possibilità di organizzare gli impegni personali o la vacanza.
Passiamo adesso a vedere come vengono comunicate le ferie imposte dall’azienda e quelle richieste dal dipendente.
Ferie imposte dal datore
Quando è il datore a determinare le ferie, ad esempio durante la chiusura aziendale estiva o invernale, nella maggior parte dei casi il periodo è noto a tutti i dipendenti. Conseguentemente ognuno potrà pianificare con largo anticipo le proprie vacanze anche perché la comunicazione dei giorni di riposo avviene mesi prima della cessazione dell’attività produttiva. In ogni caso il dipendente non potrà opporsi a tale decisione.
Ferie richieste dal lavoratore
Nell’ipotesi di ferie richieste dai dipendenti non esistono dei riferimenti normativi precisi e che valgono indistintamente per tutti e pertanto si presume che il datore possa accettare la richiesta orale del lavoratore, con tutte le criticità del caso quando non c’è traccia di documentazione comprovante la data dell’istanza.
Il dipendente dovrà comunque chiedere le ferie con anticipo per consentire al datore di organizzarsi. Quando non viene stabilito diversamente, il datore potrà realizzare appositi modelli o fac-simili che il dipendente dovrà compilare per poter usufruire delle ferie. In questi documenti bisogna riportare le generalità del richiedente e naturalmente il periodo di ferie. Stesso vale nel caso di permessi.
Altre cose da sapere
Il datore può richiedere le ferie verbalmente ma questa soluzione è sempre sconsigliata per evitare possibili incomprensioni. Solitamente il datore mette a disposizione dei moduli standard, in mancanza è possibile effettuare una comunicazione scritta prendendo come esempio la lettera sopra riportata. L’istanza si può inoltrare a mezzo posta, mail o pec.
Dopo l’invio non rimane che attendere il riscontro da parte del datore di lavoro o delle risorse umane. Fino a quando le ferie non vengono ufficialmente accordate è bene non organizzare e prenotare alcuna vacanza, in quanto le esigenze dell’azienda restano comunque una priorità. Quando la risposta tarda ad arrivare si può sempre sollecitare il datore con una seconda comunicazione scritta o una semplice telefonata.
Cosa accade quando l’autorizzazione viene concessa? Anche in questo caso è bene agire con prudenza, perché il periodo di ferie potrà essere sempre revocato all’ultimo minuto per necessità aziendali. In quest’ultimo caso, tuttavia, il datore di lavoro potrà essere tenuto al rimborso delle spese di vacanza sostenute dal dipendente.
Per quanto poi riguarda le ferie collettive, è buona regola comunicarle con anticipo ai lavoratori e ai clienti. Del resto il preventivo avviso è disposto anche dall’articolo 2019 del codice civile. Sarà inoltre opportuno predisporre una circolare per i clienti e i fornitori, così da non creare disagi. Per questo si raccomanda di utilizzare strumenti rapidi come le mail.
I dipendenti assunti da poco tempo potrebbero aver maturato meno ferie di quante richieste alla chiusura dell’azienda. A questo punto il datore potrà scegliere di pagare soltanto i giorni feriali effettivamente maturati oppure retribuire anche quelli eccedenti, trattandoli come fossero anticipazioni sulle ferie che il dipendente maturerà successivamente. In quest’ultimo caso nella busta paga si dovranno riportare le ferie in negativo.
Fac Simile Lettera di Richiesta Ferie Word
Di seguito si trova un fac simile lettera di richiesta ferie Word che è possibile utilizzare come bozza.
Modulo Richiesta Ferie PDF Editabile
Il modulo richiesta ferie PDF editabile può essere scaricato e compilato inserendo i dati richiesti.
