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In questa pagina è disponibile un fac simile Word di lettera di richiamo per assenza ingiustificata. Il modello serve al datore di lavoro per contestare formalmente l’assenza del dipendente e concedergli un termine per fornire le proprie giustificazioni. Il documento scaricabile è, più precisamente, una contestazione disciplinare che apre il procedimento e non una sanzione già irrogata. Si tratta di un fac simile privato, da adattare al CCNL, al codice disciplinare e alle circostanze concrete.
Fac simile Lettera di Richiamo per Assenza Ingiustificata Word
Il modello è disponibile in formato DOC e può essere aperto e personalizzato con Word inserendo la data dalla quale il lavoratore risulta assente, il luogo e la data della comunicazione e la firma del legale rappresentante.
Quando utilizzare la lettera per assenza ingiustificata
Il modello può essere utilizzato quando un dipendente non si presenta al lavoro e, sulla base delle informazioni disponibili al datore, non ha comunicato né documentato una ragione che giustifichi l’assenza secondo le regole applicabili al rapporto.
Non ogni mancata presenza può essere qualificata automaticamente come assenza ingiustificata. Occorre verificare il CCNL, il contratto individuale, il codice disciplinare e le procedure aziendali in materia di assenze. In presenza, per esempio, di malattia, permessi, congedi o altri eventi tutelati, devono essere considerate le specifiche regole previste per la comunicazione e la giustificazione dell’assenza.
Il dovere di diligenza del lavoratore trova riferimento nell’articolo 2104 del Codice civile. L’articolo 2106 collega inoltre le conseguenze disciplinari alla gravità dell’infrazione. Non esiste quindi una sanzione identica per ogni assenza: durata, circostanze, precedenti disciplinari, mansioni e disposizioni del CCNL possono incidere sulla valutazione.
Prima della contestazione è utile controllare anche il regolamento aziendale interno, quando presente, verificando in particolare le modalità previste per comunicare assenze, ritardi e richieste di permesso.
Lettera di richiamo o contestazione disciplinare
Nel linguaggio comune si parla spesso di “lettera di richiamo”, ma il fac simile scaricabile in questa pagina ha una funzione più precisa. Il suo oggetto è infatti “apertura di procedimento disciplinare per assenza ingiustificata” e il testo invita il lavoratore a fornire una giustificazione prima che vengano adottati eventuali provvedimenti.
Non si tratta quindi del provvedimento disciplinare conclusivo. La contestazione precede la valutazione delle difese del dipendente. Soltanto dopo questa fase il datore può decidere, nel rispetto della legge e del CCNL, se archiviare il procedimento oppure applicare una sanzione proporzionata.
Come scrivere la contestazione per assenza ingiustificata
La contestazione deve permettere al lavoratore di comprendere con precisione il fatto che gli viene addebitato e di difendersi. Nel modello disponibile viene indicata la data a partire dalla quale il dipendente risulta assente e viene specificato che non è stata comunicata alcuna ragione dell’assenza.
Prima dell’invio è quindi necessario verificare le presenze, le turnazioni, le comunicazioni ricevute dal lavoratore e gli eventuali documenti già trasmessi. La lettera non dovrebbe contenere fatti non accertati né anticipare una sanzione come se fosse già stata decisa.
L’articolo 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 stabilisce che il datore non può adottare un provvedimento disciplinare senza avere preventivamente contestato l’addebito e senza avere consentito al lavoratore di difendersi. Il lavoratore può inoltre farsi assistere da un rappresentante dell’associazione sindacale cui aderisce o conferisce mandato.
Il modello concede cinque giorni dalla ricezione della lettera per fornire una giustificazione. L’articolo 7 prevede che i provvedimenti più gravi del rimprovero verbale non possano essere applicati prima che siano trascorsi cinque giorni dalla contestazione scritta. Prima di utilizzare il fac simile occorre comunque verificare se il CCNL applicato stabilisce un termine più favorevole o ulteriori passaggi procedurali.
Esempio compilato di Lettera di Richiamo per Assenza Ingiustificata
I dati utilizzati nell’esempio sono inventati e servono soltanto a mostrare come può essere compilato il fac simile. Il contenuto deve essere adattato al caso concreto.
Oggetto: apertura di procedimento disciplinare per assenza ingiustificata.
Siamo con la presente a comunicarLe che a decorrere dalla data del 17 agosto 2026 Ella risulta assente ingiustificata dal lavoro.
Non avendoci comunicato alcuna ragione della Sua assenza, siamo con la presente a concederLe 5 giorni, dalla data di ricevimento della presente, per dare giustificazione della medesima.
Nel caso in cui la Sua giustificazione non sia adeguatamente motivata e supportata da elementi concludenti, saremo costretti ad assumere i provvedimenti disciplinari del caso.
Distinti saluti.
Milano, 24 agosto 2026
Il legale rappresentante
Giovanni Rossi
Come consegnare la contestazione al lavoratore
La contestazione deve essere portata a conoscenza del lavoratore in modo da poter documentare anche la data di ricezione, rilevante per il termine concesso per le giustificazioni. La legge non impone per ogni caso un’unica modalità di consegna. Il datore deve quindi scegliere una modalità idonea a provare l’avvenuta ricezione e rispettare le eventuali regole previste dal CCNL o dalle procedure aziendali.
È opportuno conservare copia della contestazione e della prova di consegna insieme alle eventuali giustificazioni ricevute e agli altri atti del procedimento disciplinare.
Cosa succede dopo la lettera di contestazione
Ricevuta la lettera, il lavoratore può presentare le proprie giustificazioni e, nei casi previsti dall’articolo 7 dello Statuto dei lavoratori, chiedere di essere sentito esercitando il proprio diritto di difesa. Il datore deve valutare quanto comunicato prima di decidere se adottare un provvedimento.
La sanzione non dipende soltanto dal numero dei giorni di assenza. Occorre considerare la disciplina del CCNL e il principio di proporzionalità tra condotta e conseguenza disciplinare. Nei casi più gravi l’assenza ingiustificata può concorrere a giustificare un licenziamento disciplinare, ma non esiste una regola generale secondo cui un determinato numero di giorni comporta automaticamente il licenziamento per giusta causa.
La contestazione disciplinare va inoltre distinta dalla gestione preventiva di ferie e permessi. Se il lavoratore chiede di assentarsi prima del periodo interessato, può essere pertinente il modello di richiesta ferie, quando ricorrono i presupposti per utilizzare le ferie.
Assenza prolungata e dimissioni per fatti concludenti
Da 12 gennaio 2025 è prevista anche una disciplina specifica per alcune assenze ingiustificate prolungate nel settore privato. L’articolo 26, comma 7-bis, del D.Lgs. n. 151/2015, introdotto dalla Legge n. 203/2024, consente al datore, quando ricorrono i presupposti previsti dalla norma, di comunicare l’assenza alla sede territoriale dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro affinché il rapporto possa essere considerato risolto per volontà del lavoratore. In mancanza di una previsione contrattuale rilevante, la norma fa riferimento a un’assenza superiore a quindici giorni.
Questa conseguenza non deriva automaticamente dal semplice trascorrere dei giorni. Il datore può scegliere se avvalersi della procedura delle dimissioni per fatti concludenti quando ne ricorrono le condizioni. L’Ispettorato può verificare la veridicità della comunicazione e l’effetto risolutivo non opera se il lavoratore dimostra che, per causa di forza maggiore o per fatto imputabile al datore, gli era impossibile comunicare i motivi dell’assenza. L’Ispettorato mette a disposizione nella propria sezione dedicata a note e pareri sulla risoluzione del rapporto per assenza ingiustificata anche le indicazioni operative e il modello di comunicazione aggiornato.
La procedura per dimissioni per fatti concludenti è distinta dal procedimento disciplinare al quale si riferisce il fac simile presente in questa pagina. Se il datore sceglie invece la strada del licenziamento disciplinare per l’assenza, devono essere rispettate le garanzie della contestazione e della difesa. La disciplina delle dimissioni per fatti concludenti non si applica ai rapporti alle dipendenze delle pubbliche amministrazioni.
Assenza ingiustificata e NASpI
Anche sul diritto alla NASpI occorre distinguere la modalità con cui termina il rapporto. In caso di licenziamento per giusta causa o per giustificato motivo soggettivo dovuto anche a un’assenza ingiustificata, il lavoratore può accedere alla NASpI se possiede gli altri requisiti previsti dalla legge. Diversamente, quando la cessazione viene registrata come dimissioni per fatti concludenti, manca il requisito della perdita involontaria dell’occupazione e la NASpI non spetta. La distinzione è chiarita nella Circolare INPS n. 154 del 22 dicembre 2025.
Errori da evitare nella contestazione
La lettera non dovrebbe limitarsi a qualificare genericamente il comportamento come scorretto senza identificare l’assenza contestata. Allo stesso modo, è opportuno evitare di dichiarare già applicata una sanzione quando il documento serve soltanto ad aprire il procedimento disciplinare.
Prima dell’invio devono essere controllati il CCNL applicato, il codice disciplinare, le procedure aziendali e le comunicazioni eventualmente ricevute dal lavoratore. È inoltre necessario evitare formule automatiche sul licenziamento: la sanzione deve essere valutata dopo le giustificazioni e in rapporto alla concreta gravità dell’infrazione.
Il fac simile è predisposto come base per un rapporto di lavoro privato. Nel pubblico impiego il procedimento disciplinare è regolato anche da disposizioni specifiche del D.Lgs. n. 165/2001 e non è corretto utilizzare il modello senza verificarne l’adeguatezza alla disciplina applicabile.
