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In questa pagina sono disponibili un fac simile Word in formato DOC e un modello PDF di regolamento aziendale interno destinato al personale dipendente. Il documento disciplina aspetti come orari, presenze, assenze, permessi, ferie, utilizzo degli strumenti aziendali, accesso ai locali e comportamento sul lavoro. Si tratta di un fac simile privato, da adattare alla realtà dell’impresa, al CCNL applicato e alla normativa vigente.
Fac simile Regolamento Aziendale Interno Word
Il modello Word può essere scaricato e personalizzato inserendo le regole organizzative effettivamente applicabili nell’azienda e il riferimento al contratto collettivo utilizzato.
Fac simile Regolamento Aziendale Interno PDF
Il modello PDF riproduce un regolamento interno rivolto al personale di un’azienda organizzata anche per turni e può essere scaricato, consultato o stampato. Alcune formulazioni devono essere aggiornate o adattate prima dell’utilizzo.
A cosa serve un regolamento aziendale interno
Per la generalità dei datori di lavoro privati non esiste un obbligo di adottare un unico regolamento interno che disciplini ogni aspetto del rapporto di lavoro. Il documento può però essere utilizzato per rendere conoscibili e uniformi le procedure organizzative dell’impresa, evitando che indicazioni su orari, accessi, utilizzo dei beni aziendali o comunicazione delle assenze restino affidate esclusivamente a istruzioni verbali.
Il regolamento opera comunque all’interno di limiti precisi. Le sue disposizioni devono rispettare la legge, il CCNL applicato, gli eventuali accordi collettivi e il contratto individuale. Il datore di lavoro non può utilizzare un regolamento interno per ridurre diritti inderogabili del lavoratore o introdurre liberamente sanzioni e condizioni incompatibili con le fonti che disciplinano il rapporto.
Gli articoli 2104 e 2105 del Codice Civile prevedono già, rispettivamente, gli obblighi di diligenza e osservanza delle disposizioni impartite dall’imprenditore e l’obbligo di fedeltà del lavoratore. Il regolamento può specificare come questi doveri si traducono nell’organizzazione concreta dell’azienda, senza ampliarne arbitrariamente la portata.
Cosa contiene il modello scaricabile
Il fac simile disponibile è impostato come regolamento per il personale di uno stabilimento e contiene sezioni dedicate a orario di lavoro, timbrature, turni, assenze, accesso ai locali, straordinari, comportamento durante la prestazione, custodia di materiali e macchinari, permessi, malattia e ferie.
Sono presenti anche disposizioni su visitatori, telefoni cellulari, sostanze che possono incidere sulla capacità lavorativa, riservatezza, telefonate personali, posta elettronica, Internet e dispositivi aziendali. Le ultime parti riguardano collaborazione tra colleghi, trasferimento delle conoscenze, pause, comunicazioni all’ufficio del personale e conseguenze disciplinari delle violazioni.
Il modello riflette quindi soprattutto un contesto produttivo tradizionale. Espressioni come “stabilimento”, “operaio”, “sirena”, “capo reparto” e “cartellino orologio” devono essere sostituite quando il regolamento riguarda, per esempio, un ufficio, un’attività commerciale o un’organizzazione con lavoro ibrido.
Come compilare il Regolamento Aziendale Interno
La prima parte da personalizzare riguarda l’orario. Il fac simile prevede uno spazio per stabilire quanto tempo prima dell’inizio del turno sia consentito accedere allo stabilimento e contiene regole sulle timbrature. Queste disposizioni devono corrispondere al sistema di rilevazione delle presenze realmente utilizzato e non devono determinare decurtazioni automatiche di retribuzione per periodi di lavoro effettivamente prestati.
Le regole sul lavoro straordinario devono essere coordinate con legge e CCNL. Nel modello compare un preavviso di tre giorni, salvo urgenze e situazioni imprevedibili: non si tratta di un termine previsto in modo uniforme per tutti i rapporti e deve quindi essere mantenuto soltanto se coerente con la disciplina applicabile nell’azienda.
Per assenze, permessi e ferie è opportuno specificare il canale attraverso il quale il lavoratore deve avvisare l’azienda, l’ufficio competente e gli eventuali termini organizzativi. Il regolamento può disciplinare la procedura per richiedere le ferie, ma non può ridurne la durata minima stabilita dalla legge o i trattamenti di maggior favore previsti dal CCNL. Se l’impresa utilizza un modulo dedicato, può essere affiancato al fac simile di richiesta ferie.
Le regole relative a materiali, macchinari, chiavi e altri beni aziendali devono descrivere gli obblighi di custodia e segnalazione delle anomalie. È invece opportuno evitare formule secondo cui qualsiasi danneggiamento comporterebbe automaticamente l’obbligo del dipendente di rimborsare il costo indicato dall’azienda: responsabilità, quantificazione del danno e modalità di recupero devono essere valutate secondo le regole applicabili al caso concreto.
Regolamento aziendale e codice disciplinare
Regolamento interno e codice disciplinare possono avere parti comuni, ma non coincidono necessariamente. Il primo può contenere numerose regole puramente organizzative. Il codice disciplinare individua invece infrazioni, sanzioni e disciplina applicabile al procedimento disciplinare.
L’articolo 7 della Legge 300/1970 stabilisce che le norme disciplinari relative alle sanzioni, alle infrazioni e alle procedure di contestazione devono essere portate a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in un luogo accessibile a tutti e devono rispettare quanto stabilito dagli accordi e dai contratti collettivi applicabili.
Il fac simile scaricabile si limita, nella parte conclusiva, a stabilire che le infrazioni saranno sanzionate mediante le penalità previste dal CCNL indicato dall’azienda. Non elenca quindi in modo completo infrazioni e relative sanzioni. Se si vuole attribuire al documento anche la funzione di codice disciplinare, questa parte deve essere coordinata con il testo effettivamente applicabile in azienda.
La consegna di una copia del regolamento al lavoratore, eventualmente accompagnata da una ricevuta di presa visione, può essere utile per documentarne la comunicazione. Non deve però essere considerata automaticamente sostitutiva dell’affissione del codice disciplinare quando l’articolo 7 richiede questa forma di pubblicità.
La violazione di una regola non consente inoltre di applicare una sanzione senza rispettare la procedura disciplinare. Quando, per esempio, un’assenza viene contestata come ingiustificata, può essere necessario predisporre una specifica contestazione per assenza ingiustificata nel rispetto della disciplina applicabile.
Uso di computer, mail, Internet e controlli sui dipendenti
Il modello contiene una disposizione sull’utilizzo degli strumenti elettronici e prevede che il lavoratore venga informato sulle modalità d’uso e sugli eventuali controlli. Questa impostazione deve essere sviluppata con particolare attenzione.
Un regolamento può stabilire, per esempio, se computer e account aziendali possono essere utilizzati per finalità personali, come devono essere custodite le credenziali, quali software è vietato installare e come segnalare incidenti informatici. L’informazione al dipendente, però, non rende automaticamente lecito qualsiasi controllo.
L’articolo 4 della Legge 300/1970 e la normativa sulla protezione dei dati pongono limiti specifici ai sistemi dai quali può derivare un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. Anche raccolta e conservazione dei dati relativi alla posta elettronica e alla navigazione devono essere configurate nel rispetto di tali regole. Sul tema è utile il provvedimento del Garante Privacy sui controlli relativi a posta elettronica e navigazione Internet dei dipendenti.
È quindi preferibile coordinare il regolamento generale con una policy informatica specifica quando l’impresa utilizza sistemi di logging, filtri, strumenti di sicurezza, dispositivi mobili aziendali o altre tecnologie che comportano trattamento di dati dei lavoratori.
Sicurezza sul lavoro e regolamento interno
Le disposizioni aziendali possono ricordare ai dipendenti come utilizzare macchine, attrezzature, dispositivi di protezione e aree riservate, ma il regolamento non sostituisce gli adempimenti previsti dal D.Lgs. 81/2008 in materia di salute e sicurezza.
Valutazione dei rischi, formazione, informazione, addestramento e misure di prevenzione devono essere gestiti secondo la normativa specifica. Il regolamento può richiamare tali procedure e indicare i comportamenti organizzativi richiesti, senza introdurre prescrizioni incompatibili con le valutazioni effettuate in materia di sicurezza.
Anche la clausola del fac simile sulle “sostanze alteranti” deve essere adattata con attenzione. È ragionevole vietare condotte incompatibili con la sicurezza e l’idoneità allo svolgimento della prestazione, ma un divieto indistinto riferito anche a qualsiasi medicinale è eccessivamente generico e non tiene conto della disciplina sanitaria e della riservatezza del lavoratore.
Esempio compilato di Regolamento Aziendale Interno
I dati utilizzati nell’esempio sono inventati e servono soltanto a mostrare come può essere compilato il fac simile. Il contenuto deve essere adattato al caso concreto.
REGOLAMENTO INTERNO AZIENDALE
Alfa Meccanica Esempio S.r.l. – DENOMINAZIONE DI FANTASIA
NORME DI COMPORTAMENTO DEL PERSONALE DIPENDENTE
ORARIO: l’orario normale deve intendersi di effettivo lavoro. L’accesso del personale allo stabilimento è consentito a partire da 10 minuti prima dell’inizio del turno. All’inizio dell’orario ciascun dipendente deve trovarsi presso la propria postazione ed essere pronto a svolgere la prestazione.
I dispositivi di rilevazione delle presenze devono essere utilizzati esclusivamente dal dipendente al quale sono assegnati. Eventuali errori o mancate registrazioni devono essere segnalati immediatamente all’Ufficio Personale. L’orario effettivamente svolto in caso di anomalia viene verificato secondo la procedura aziendale e il CCNL applicato.
Nel passaggio tra turni, il personale uscente deve lasciare la postazione in condizioni idonee a consentire il regolare subentro del turno successivo. Al termine del proprio turno il personale deve lasciare i locali aziendali, salvo autorizzazione o giustificato motivo.
ASSENZE: ogni assenza deve essere comunicata all’Ufficio Personale entro l’inizio del turno o non appena possibile in presenza di un impedimento oggettivo e deve essere giustificata secondo la legge, il CCNL e le procedure aziendali applicabili.
CHIAVI PER ACCESSO AI LOCALI: chiavi, badge e altri strumenti di accesso vengono assegnati esclusivamente al personale autorizzato. È vietato cederli ad altre persone.
LAVORO STRAORDINARIO: il lavoro straordinario viene richiesto nel rispetto del CCNL applicato e, quando le esigenze organizzative lo consentono, comunicato con almeno 3 giorni di anticipo, fatti salvi eventi urgenti o imprevedibili.
SVOLGIMENTO DEL LAVORO: la prestazione deve essere eseguita con la diligenza richiesta dalle mansioni assegnate e nel rispetto delle istruzioni organizzative e di sicurezza. Materiali, utensili e attrezzature affidati al personale devono essere utilizzati esclusivamente per le finalità aziendali previste e con attenzione a evitare sprechi o danneggiamenti.
Difetti, guasti o anomalie di macchine, attrezzature e materiali devono essere comunicati tempestivamente al responsabile di reparto. Eventuali responsabilità per danni causati dal lavoratore saranno accertate secondo la normativa, il CCNL e le circostanze del caso concreto.
Durante l’orario di lavoro il personale non può abbandonare la propria postazione senza autorizzazione o giustificato motivo e deve compilare correttamente la documentazione richiesta per registrare attività, tempi e materiali utilizzati.
LUOGO DI LAVORO: la postazione e gli spazi comuni devono essere mantenuti ordinati e utilizzati nel rispetto delle regole aziendali e di sicurezza. L’accesso allo stabilimento al di fuori dell’orario assegnato è consentito soltanto previa autorizzazione.
PERMESSI: il dipendente che debba lasciare il luogo di lavoro prima della fine del turno presenta la richiesta al proprio responsabile. L’eventuale recupero delle ore non lavorate viene gestito secondo il CCNL e le procedure applicabili.
MALATTIA: l’assenza per malattia deve essere comunicata tempestivamente all’Ufficio Personale secondo le modalità aziendali. Il certificato viene trasmesso telematicamente dal medico all’INPS nei casi previsti. Il lavoratore comunica gli eventuali dati necessari all’azienda nel rispetto della procedura vigente e delle prescrizioni del CCNL.
FERIE: le ferie vengono programmate tenendo conto dei periodi di chiusura aziendale, delle esigenze organizzative e dei diritti dei lavoratori previsti dalla legge e dal CCNL. Le richieste individuali devono essere inoltrate all’Ufficio Personale con almeno 10 giorni di anticipo, salvo necessità impreviste, e si intendono autorizzate solo dopo la relativa conferma.
CONTATTI CON TERZE PERSONE: persone estranee all’attività possono accedere alle aree di lavoro esclusivamente se autorizzate e nel rispetto delle procedure di ingresso e sicurezza.
CELLULARI: durante lo svolgimento delle mansioni l’uso di telefoni personali non è consentito salvo emergenze, esigenze personali non differibili o autorizzazione del responsabile. Nelle aree nelle quali il telefono può creare un rischio per la sicurezza devono essere rispettati i divieti specificamente indicati.
SOSTANZE ALTERANTI: è vietato introdurre, detenere o utilizzare sostanze illecite e presentarsi al lavoro in condizioni incompatibili con lo svolgimento sicuro delle mansioni. Le eventuali prescrizioni sanitarie vengono gestite nel rispetto della normativa sulla salute e sulla riservatezza.
RISERBO PROFESSIONALE: il personale è tenuto a non divulgare informazioni aziendali riservate delle quali venga a conoscenza nello svolgimento delle proprie mansioni, nel rispetto degli obblighi derivanti dalla legge e dal rapporto di lavoro.
TELEFONATE DA E ALL’ESTERNO: le comunicazioni personali durante l’orario di lavoro devono essere limitate alle situazioni necessarie e non devono interferire con lo svolgimento della prestazione.
UTILIZZO DI STRUMENTI ELETTRONICI: computer, posta elettronica, accesso a Internet, telefoni e altri dispositivi forniti dall’azienda devono essere utilizzati secondo le istruzioni ricevute e prevalentemente per finalità lavorative. È vietata l’installazione di software non autorizzato e devono essere rispettate le misure di sicurezza informatica. Eventuali controlli sull’utilizzo degli strumenti vengono effettuati esclusivamente nel rispetto della normativa sul lavoro e sulla protezione dei dati personali.
SOLIDARIETÀ NEL LAVORO: il personale deve mantenere rapporti corretti e rispettosi con colleghi, responsabili, clienti e fornitori, evitando comportamenti offensivi, discriminatori o idonei a compromettere il regolare svolgimento delle attività.
OBBLIGO DI INSEGNAMENTO E TRASFERIMENTO DI CONOSCENZE: nell’ambito delle proprie mansioni ciascun dipendente collabora al trasferimento delle informazioni operative necessarie ai colleghi del medesimo settore, in modo da garantire la continuità delle attività anche in caso di assenza.
PAUSE E VUOTI LAVORATIVI: le pause previste dalla legge, dal CCNL e dall’organizzazione dei turni devono essere rispettate. Al di fuori di tali periodi il personale deve dedicarsi alle attività assegnate e, in caso di temporanea mancanza di lavoro, rivolgersi al proprio responsabile per le indicazioni operative.
COMUNICAZIONI: il dipendente comunica all’Ufficio Personale le variazioni dei dati personali e dei recapiti che risultino effettivamente necessari alla gestione del rapporto di lavoro, secondo le procedure aziendali.
Le infrazioni alle disposizioni aventi rilevanza disciplinare saranno valutate applicando le sanzioni previste dal CCNL Metalmeccanica Industria applicato dall’azienda, nel rispetto della relativa gradualità, del principio di proporzionalità e della procedura prevista dall’articolo 7 della Legge 300/1970.
Data: 25 agosto 2026
Alfa Meccanica Esempio S.r.l. – DIREZIONE AZIENDALE
FIRMA DI ESEMPIO
Errori da evitare nel regolamento aziendale
- copiare un modello pensato per uno stabilimento senza adattare termini, turni, ruoli e procedure alla propria organizzazione;
- inserire orari, termini di preavviso o modalità di recupero delle ore in contrasto con il CCNL applicato;
- utilizzare la vecchia procedura cartacea per i certificati di malattia senza considerare la certificazione telematica INPS;
- stabilire liberamente sanzioni disciplinari senza coordinare il regolamento con legge, CCNL e codice disciplinare;
- considerare la firma per ricevuta del regolamento automaticamente sostitutiva dell’affissione richiesta per le norme disciplinari;
- prevedere controlli indiscriminati su email, Internet o dispositivi aziendali ritenendo sufficiente informarne preventivamente il dipendente;
- utilizzare il regolamento come sostituto degli adempimenti previsti dalla normativa sulla sicurezza sul lavoro;
- disciplinare ferie e permessi come semplici concessioni aziendali senza rispettare i diritti previsti dalla legge e dalla contrattazione collettiva;
- considerare un regolamento generale sufficiente per introdurre lo smart working senza l’accordo richiesto dalla disciplina del lavoro agile;
- limitarsi a inserire una clausola sul whistleblowing quando l’azienda è invece tenuta a predisporre un vero canale interno di segnalazione.
