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In questa guida spieghiamo come funziona la delega utilizzo auto aziendale e proponiamo un fac simile delega utilizzo auto aziendale Word e PDF da utilizzare come esempio.
Delega Utilizzo Auto Aziendale
La delega di utilizzo di un’auto aziendale, intesa come documento che autorizza formalmente un dipendente all’impiego di un veicolo di proprietà dell’impresa, è uno strumento che riveste notevole importanza nell’organizzazione aziendale e nella gestione dei rapporti di lavoro. Essa, infatti, consente di chiarire ruoli e responsabilità, nonché di affrontare correttamente tutte le questioni fiscali e assicurative che possono sorgere nel momento in cui un veicolo immatricolato a nome dell’azienda sia in uso effettivo a un dipendente. È fondamentale, inoltre, considerare l’insieme di norme che disciplinano la materia dal punto di vista civilistico, fiscale e, in certa misura, anche penale, per via degli obblighi di diligente custodia del mezzo, nonché delle responsabilità conseguenti ai possibili sinistri che possono avvenire durante la circolazione stradale.
Per prima cosa, occorre ricordare che l’auto aziendale può essere concessa per un utilizzo personale del lavoratore o per un utilizzo promiscuo, vale a dire sia a fini lavorativi sia privati. Nel caso in cui il dipendente utilizzi l’autovettura esclusivamente per scopi personali, sorge un obbligo di tassazione in busta paga. L’impresa che sostiene i costi di gestione, quali spese di manutenzione, carburante e ammortamenti, li tratterà, dal punto di vista fiscale, come oneri relativi al personale, risultando pertanto indeducibili ai fini IRAP. L’uso promiscuo prevede invece che il dipendente possa adoperare l’auto per le esigenze lavorative, ma anche per scopi privati, configurando così un vero e proprio benefit. In questo scenario, la normativa fiscale stabilisce che il lavoratore debba sottoporsi a tassazione per il valore della fruizione privata del veicolo, determinato forfettariamente nel 30% dei costi indicati dalle tabelle ACI, in riferimento a una percorrenza annua convenzionale di 15.000 chilometri. Da un lato, dunque, il dipendente si vede addebitato in busta paga il cosiddetto fringe benefit, su cui si applicano le ritenute fiscali e previdenziali. Dall’altro lato, l’azienda può dedurre integralmente la parte di costi corrispondente al benefit, mentre la quota eccedente sarà deducibile solo in misura limitata, come previsto dalla legislazione di volta in volta vigente.
Per evitare fraintendimenti e garantire certezza sia per il datore di lavoro che per il lavoratore, risulta indispensabile formalizzare l’accordo che disciplina la concessione dell’auto aziendale, inserendolo come parte integrante del contratto di lavoro o, quantomeno, redigendolo come un allegato sottoscritto dalle parti. Questa procedura è coerente con le disposizioni ministeriali, come emerge dalla circolare n. 48/E del 10 febbraio 1998, che raccomanda di dotarsi di un’adeguata documentazione atta a comprovare la concessione dell’automobile in uso promiscuo al dipendente. Tale accordo, se debitamente predisposto, specifica le modalità di fruizione del veicolo, gli obblighi a carico del lavoratore, l’eventuale partecipazione a spese di gestione, le regole su chi e quando può guidare la vettura e i limiti di percorrenza, oltre a ribadire gli aspetti relativi alla responsabilità in caso di violazioni del codice della strada o di sinistri. In questa sede può anche essere opportuno stabilire la durata dell’assegnazione e prevedere che, al termine di tale periodo, il mezzo venga riconsegnato all’azienda nelle medesime condizioni in cui è stato affidato, fatto salvo il normale deperimento d’uso.
Un altro aspetto rilevante relativo alla delega a guidare un’auto altrui riguarda la documentazione necessaria per fare in modo che il dipendente, nel momento in cui guida l’auto, sia sempre in regola in caso di controlli da parte delle forze dell’ordine. L’intestatario del veicolo, risultante dalla carta di circolazione e dal certificato di proprietà, è infatti l’azienda, non la persona fisica che materialmente lo guida. Se la polizia stradale o altro organo di controllo accerta che alla guida vi è un soggetto diverso dal proprietario, potrebbe richiedere prove documentali che attestino la legittimazione all’uso del mezzo. Si consiglia, perciò, di predisporre una delega o autorizzazione scritta, firmata dal legale rappresentante dell’azienda o dall’imprenditore, che specifichi le generalità di chi viene autorizzato a guidare il veicolo, la targa e il modello dell’auto in questione, nonché il periodo di validità della delega. Spesso è utile allegare a tale delega una fotocopia della visura camerale, in modo da confermare i poteri di firma del soggetto che sottoscrive l’autorizzazione. Questa precauzione risulta particolarmente importante se l’auto è utilizzata in modo non occasionale, così da evitare contestazioni o sanzioni al momento di un eventuale controllo.
L’aspetto assicurativo si intreccia in modo significativo con la tematica dell’auto aziendale. Occorre chiarire chi debba rispondere dei danni provocati dal conducente a terzi, ma anche dei danni subiti dal mezzo o da altri beni aziendali. Di norma, è opportuno che l’azienda stipuli una polizza assicurativa adeguata che copra tanto l’uso professionale quanto l’uso privato del veicolo, specificando che l’auto può essere guidata dal dipendente o da altre persone autorizzate. È altresì utile definire contrattualmente i profili di responsabilità del lavoratore in caso di comportamenti gravemente colposi o dolosi, che possano mettere a rischio la sicurezza stradale o ledere gli interessi patrimoniali dell’impresa. Se il dipendente, per esempio, provoca un sinistro in stato di ebbrezza o con patente scaduta, la compagnia assicurativa potrebbe rivalersi non solo sull’azienda, ma anche sul soggetto che concretamente ha commesso la violazione.
Dal punto di vista operativo, l’utilizzo dell’auto aziendale comporta anche un controllo periodico dei rimborsi spese relativi al carburante, ai pedaggi autostradali, ai parcheggi e ad altre voci che possono formare oggetto di addebito o rimborso. Nel caso in cui si tratti di un’auto utilizzata soltanto per fini lavorativi, l’azienda può richiedere al dipendente di rendicontare con cura gli spostamenti e di conservare tutte le ricevute. Nell’ipotesi di uso promiscuo, invece, si stabiliscono a monte criteri di ripartizione dei costi che possano riflettere la componente privata rispetto a quella aziendale, ferma restando la disciplina fiscale sui fringe benefit. Occorre poi richiamare l’attenzione del lavoratore sulla corretta manutenzione del veicolo, solitamente a carico dell’impresa, ma pur sempre condizionata a un uso conforme alle istruzioni fornite dal costruttore e dagli accordi interni.
Vi è inoltre da considerare la questione della responsabilità in tema di sanzioni amministrative dovute a violazioni del Codice della strada. In generale, la multa è intestata al proprietario del veicolo. Se la violazione è commessa dal lavoratore mentre è alla guida, l’azienda può poi esercitare il diritto di rivalsa per recuperare l’importo della sanzione, inviandone notifica al dipendente. Le modalità con cui questa rivalsa si effettua devono essere stabilite negli accordi, tenendo presente il principio generale per cui la responsabilità diretta delle infrazioni commesse ricade su chi le ha concretamente compiute. Da ciò discende l’importanza di definire con chiarezza, in modo scritto, tutti gli obblighi a carico del beneficiario dell’auto e le conseguenze di eventuali violazioni.
Infine, risulta determinante curare adeguatamente la redazione della delega o autorizzazione all’uso dell’auto aziendale, perché essa costituisce non solo il titolo giuridico che giustifica la guida del mezzo da parte del dipendente, ma anche uno strumento di tutela per l’impresa in caso di eventi straordinari, come sinistri, furti, danni a cose o persone. La delega dovrà indicare con precisione il nominativo del lavoratore, la targa e il modello dell’auto, la durata dell’assegnazione e il riferimento agli accordi vigenti. È consigliabile apporre su tale documento una data certa, cosicché ne venga facilitata la verifica temporale. Un atto ben formulato, consegnato in copia al lavoratore affinché ne disponga durante l’uso del veicolo, evita incomprensioni e consente all’azienda di mantenere il controllo su un bene che, seppur concesso in uso al dipendente, continua a rimanere di proprietà dell’impresa.
La predisposizione di un insieme di regole chiare e di una delega ben strutturata favorisce una serena gestione del rapporto di lavoro, scongiura contestazioni in caso di controlli stradali o di accadimenti imprevisti e risponde alle esigenze di ordine e trasparenza richieste dall’ordinamento italiano. In tal senso, risulta indispensabile l’attenzione dell’imprenditore o del legale rappresentante nel predisporre e aggiornare tempestivamente la documentazione, nonché nel comunicare con chiarezza al dipendente i limiti e gli obblighi correlati all’uso del veicolo aziendale. Un costante monitoraggio delle normative fiscali e dei risvolti assicurativi, infine, garantirà all’azienda la possibilità di sfruttare al meglio lo strumento dell’auto aziendale, massimizzandone i benefici operativi e minimizzandone i rischi connessi all’impiego, anche in ottica di promozione del benessere dei dipendenti e della corretta organizzazione interna.
Fac Simile Delega Utilizzo Auto Aziendale Word
Di seguito si trova un fac simile delega utilizzo auto aziendale Word che è possibile utilizzare come bozza. Il documento di esempio è in formato DOC, può di conseguenza essere aperto e compilato con Word, convertito in PDF o stampato.
Fac Simile Delega Utilizzo Auto Aziendale PDF Editabile
Il fac simile delega utilizzo auto aziendale PDF editabile può essere scaricato e compilato con i dati mancanti.
