Lettera di Incarico Generica - Fac Simile Word e PDF e Guida alla Compilazione

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In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di incarico generica e mettiamo a disposizione un fac simile lettera di incarico generica Word e PDF editabile da scaricare e compilare.

Come Scrivere una Lettera di Incarico Generica

La gestione dell’incarico professionale rappresenta la fase fondamentale della relazione con il cliente, poiché implica l’attuazione di procedure mirate a regolare al meglio il rapporto professionale. Formalizzare il rapporto è il primo passo, e in questo contesto è preferibile un contratto scritto piuttosto che per un accordo verbale. Un contratto dettagliato, che definisca chiaramente la prestazione professionale in termini qualitativi, quantitativi e di compenso, riduce significativamente la possibilità che il cliente sollevi contestazioni o malcontenti e previene così eventuali delusioni o inadempienze nel pagamento.

Nella pratica comune, soprattutto per prestazioni di modesto importo, spesso si ricorre a contratti verbali, che comportano però rischi considerevoli in caso di disaccordi o contestazioni. Al contrario, una lettera di incarico o un contratto di conferimento correttamente redatto e firmato da entrambe le parti offre una protezione efficace contro qualsiasi tipo di controversia, sia da parte del cliente che del professionista.

Per espletare l’incarico in modo efficiente, è essenziale identificare il cliente all’interno dello studio, classificandolo in base ai servizi erogati e alla tipologia di cliente. Raccogliere tutte le informazioni utili al fine dell’incarico professionale facilita una gestione più organizzata e mirata del rapporto. Questo processo può essere svolto utilizzando schede cartacee dedicate o sfruttando le funzionalità presenti nella maggior parte dei software gestionali e applicativi moderni, ormai indispensabili per ogni studio professionale. È consigliabile assegnare a ogni cliente una scheda che contenga tutte le informazioni necessarie per gestire correttamente il rapporto. Tale scheda dovrebbe includere dettagli sulle prestazioni professionali eseguite e in corso, specificando il tempo dedicato, le indennità previste e gli onorari applicabili, comprese eventuali anticipazioni di spese. Inoltre, è utile registrare i nomi degli addetti dello studio che si occupano del cliente, le eventuali contestazioni e il loro impatto economico, nonché il grado di soddisfazione del servizio ricevuto. La scheda del cliente dovrebbe inoltre riportare le prestazioni fornite gratuitamente o quelle che non prevedono l’applicazione di un onorario. Monitorare periodicamente queste schede e analizzare i dati in esse contenuti permette di individuare opportunità per migliorare la relazione con il cliente.

Nella lettera di incarico professionale, oltre a riportare i dati anagrafici e di recapito del committente e del professionista, è necessario includere diverse informazioni essenziali. Innanzitutto, bisogna definire chiaramente l’oggetto dell’incarico, specificando se l’attività riguarda, per esempio, la consulenza, la ricerca, lo studio o la redazione di un progetto, programma o di una sua fase. Inoltre, è importante indicare se, nell’espletamento dell’incarico, il professionista potrà avvalersi di collaboratori o personale dipendente, pur sotto la propria direzione e responsabilità.

La lettera deve inoltre precisare la decorrenza e la durata dell’incarico, stabilendo chiaramente l’inizio e la fine dell’accordo. Per quanto riguarda la misura del compenso, oltre all’onorario, è fondamentale specificare se al professionista è previsto il rimborso delle spese documentate e sostenute in nome e per conto del committente. È inoltre necessario indicare se sono riconosciuti anticipi a favore del professionista e, se sì, in quale misura, nonché se durante il corso della prestazione quest’ultimo può richiedere acconti sui compensi.

Gli obblighi del professionista devono essere delineati in modo dettagliato, garantendo il corretto svolgimento della prestazione oggetto dell’incarico. Ciò include la responsabilità di riferire periodicamente al committente sui contenuti e sulle modalità di esecuzione della prestazione, partecipare ad eventuali riunioni organizzative ed operative riguardanti l’incarico, redigere al termine dell’incarico una dettagliata relazione riepilogativa dell’intervento, nonché l’obbligo di non divulgare le informazioni di cui entrerà in possesso durante l’espletamento dell’incarico. Allo stesso modo, la lettera deve specificare gli obblighi del committente, dalla messa a disposizione del professionista di tutta la documentazione necessaria all’espletamento dell’incarico al pagamento puntuale degli onorari pattuiti. È inoltre essenziale includere una clausola risolutiva espressa, che preveda le condizioni in cui il contratto può essere terminato anticipatamente.

Il recesso rappresenta un altro aspetto da trattare nella lettera di incarico. In particolare, va precisato che il professionista può recedere dal contratto per giusta causa, come l’inadempimento degli obblighi da parte del committente. In tali circostanze, il professionista ha diritto al rimborso delle spese sostenute ed al compenso per l’opera svolta. Infine, è opportuno fare riferimento alla polizza assicurativa per responsabilità civile contro i rischi professionali, garantendo così una tutela adeguata sia per il professionista che per il committente.

Per quanto riguarda gli aspetti non espressamente previsti nella lettera di incarico professionale, si rimanda esplicitamente alle norme del Codice Civile che disciplinano il lavoro autonomo (art. 2229 e seguenti), alle altre normative vigenti in materia, oltre che all’ordinamento professionale pertinente.