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In questa guida mettiamo a disposizione un fac simile foglio visita immobiliare Word e PDF e spieghiamo come compilarlo correttamente.
Foglio di Visita Immobiliare
La funzione del foglio visita immobiliare è attestare in modo certo chi ha ricevuto informazioni su un immobile o chi lo ha materialmente visionato per il tramite di un mediatore abilitato, fissando data, ora, identità delle parti coinvolte, riferimenti dell’immobile e, se previsto, i criteri del compenso provvigionale. Dal punto di vista giuridico non è un contratto di compravendita e non sostituisce né la proposta né il preliminare; è però una prova documentale che, insieme ad altri elementi, dimostra l’attività di messa in contatto svolta dall’agente ai sensi degli articoli 1754 e 1755 del codice civile e che agevola l’accertamento del nesso causale fra l’intervento del mediatore e la successiva conclusione dell’affare. È per questo che un foglio visita redatto con cura riduce i margini di contenzioso, tutela l’agente nella richiesta di provvigione in caso di conclusione dell’affare e tutela il cliente nella chiarezza delle condizioni e nella protezione dei dati personali.
Il presupposto legale della provvigione resta la conclusione dell’affare come effetto dell’intervento del mediatore. La giurisprudenza richiede che la mediazione sia stata causa efficiente del risultato negoziale; il foglio visita non crea il diritto alla provvigione se l’affare non si conclude, ma costituisce un indizio qualificato che l’immobile è stato conosciuto grazie al mediatore e che l’informazione o la visita risalgono a una determinata data, con identificazione del bene e degli interlocutori. Se l’affare si conclude anche senza l’ulteriore intervento del mediatore ma come sviluppo del contatto da lui generato, il documento, insieme a corrispondenza, messaggi, appuntamenti e testimonianze, facilita l’accertamento del diritto alla provvigione. A fronte di tentativi di elusione, come trattative dirette tra le parti dopo la visita per evitare l’intermediazione, il foglio visita firmato spesso diventa l’ancora probatoria per sostenere che la conoscenza dell’affare è avvenuta per il tramite dell’agente.
Sul piano regolatorio l’agente deve dimostrare abilitazione e correttezza professionale. Il documento dovrebbe riportare l’iscrizione alla Camera di Commercio nella Sezione Agenti d’affari in mediazione con relativo numero REA, gli estremi della polizza di responsabilità civile professionale ex articolo 18 della legge 57/2001, l’eventuale appartenenza ad associazioni di categoria, i dati anagrafici dell’agenzia e del singolo agente incaricato. Queste informazioni non sono meri formalismi, perché attestano la legittimazione a operare, la copertura assicurativa a tutela del cliente e la riconducibilità dell’atto a un soggetto responsabile. Anche la trasparenza sul ruolo di eventuali colleghi o co-mandatari è utile per chiarire chi ha curato il contatto per conto del venditore e come si ripartiscono le responsabilità di informazione.
La struttura contenutistica efficace parte dall’identificazione del cliente. È necessario acquisire i dati anagrafici essenziali, compreso il codice fiscale, il domicilio e i recapiti, specificando se la persona agisce in proprio, quale rappresentante di una società o per conto di terzi e, in quest’ultimo caso, con quale titolo. È prudente chiedere l’esibizione del documento di identità e annotarne gli estremi, perché la controfirma su un modulo privo di un adeguato riscontro documentale riduce l’affidabilità della prova. L’indicazione di data e ora dell’informazione o della visita, dell’indirizzo e del riferimento interno dell’immobile, dell’eventuale materiale consegnato come planimetrie, schede, fotografie e documentazione informativa, rafforza la tracciabilità. Se la visita è stata effettuata in un condominio o in un cantiere, conviene descrivere la scala, il piano, l’interno o l’area di cantiere e la natura dello stato dei luoghi, così da evitare ambiguità su quale unità sia stata effettivamente oggetto di visita o presentazione.
La sezione dedicata al compenso provvigionale richiede particolare attenzione. La legge riconosce la provvigione quando l’affare si conclude; scrivere in modo chiaro sin dall’inizio i criteri del compenso evita incomprensioni. La prassi migliore è indicare se il compenso è una percentuale sul prezzo con un minimo garantito o un importo fisso, se è oltre IVA o forfettario e quando matura, precisando che il pagamento è dovuto al perfezionamento della proposta accettata o del preliminare e, in assenza, alla stipula del definitivo. Se si prevede che la provvigione resti dovuta anche qualora l’affare si concluda direttamente tra le parti dopo la visita e oltre la scadenza dell’incarico, la clausola deve essere formulata con linguaggio comprensibile e in modo coerente con la disciplina della mediazione, perché non si può creare un obbligo sganciato dal presupposto legale della causalità. Qualora si inseriscano penali, patti di non elusione o clausole che limitano diritti del cliente, essendo clausole potenzialmente vessatorie ex articoli 1341 e 1342 del codice civile, è necessario prevedere un’apposita approvazione specifica con doppia firma, evitando caratteri minuscoli o formulazioni ambigue e ricordando che nei rapporti con consumatori si applicano anche le regole del Codice del consumo sulla trasparenza e sull’equilibrio contrattuale.
Il foglio visita non sostituisce i doveri informativi sostanziali del mediatore. L’agente resta tenuto a riferire alle parti le circostanze note o conoscibili con l’ordinaria diligenza e idonee a incidere sulla sicurezza dell’affare, quali vincoli, ipoteche, abusi edilizi, irregolarità catastali o urbanistiche se note, vizi, situazioni locative o contenziosi. In pratica molte agenzie consegnano contestualmente una scheda informativa dell’immobile che riassume le informazioni disponibili e specifica l’eventuale necessità di verifiche tecniche o documentali approfondite. Inserire nel foglio visita una formula equilibrata che distingua tra informazioni fornite dal venditore e verifiche in corso aiuta a evitare fraintendimenti, ma non può trasformarsi in una liberatoria totale da responsabilità se l’agente omette informazioni che avrebbe potuto e dovuto acquisire.
La protezione dei dati personali è un altro pilastro. Raccogliendo anagrafiche, recapiti e talvolta copie di documenti, l’agenzia tratta dati personali e deve fornire un’informativa conforme agli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, indicando titolare, finalità e basi giuridiche, tempi di conservazione, categorie di destinatari, diritti dell’interessato e contatti del responsabile della protezione dati se nominato. Per i dati necessari all’adempimento di obblighi di legge o contrattuali, come la prevenzione del riciclaggio e il mandato di mediazione, il consenso non è la base giuridica appropriata; per finalità promozionali, newsletter o profilazione invece è richiesto un consenso libero e separato. Il principio di minimizzazione impone di non raccogliere più dati del necessario rispetto alla visita e alla gestione della relazione commerciale; la conservazione dovrebbe essere ancorata a tempi coerenti con prescrizioni civili e fiscali e con gli obblighi antiriciclaggio per i rapporti rilevanti ai fini del D.Lgs. 231/2007. Se il foglio visita viene digitalizzato, l’agenzia dovrebbe adottare misure di sicurezza adeguate, controlli sugli accessi e procedure per l’esercizio dei diritti privacy.
La conformità formale del modulo è un aspetto pratico ma non secondario. I dati dell’agenzia e dell’agente devono essere completi e aggiornati, con indicazione della sede, della PEC, della partita IVA e del REA; le spunte per le varie casistiche devono essere chiare e non fuorvianti; gli spazi per la compilazione devono consentire una compilazione leggibile senza correzioni illeggibili. È utile prevedere l’indicazione degli eventuali colleghi coinvolti e del ruolo di mediatore per conto del venditore, così da evitare contestazioni sui contatti. La formula conclusiva dovrebbe richiamare il carattere gratuito della visita e dell’informazione in difetto di conclusione dell’affare e il momento in cui matura l’eventuale provvigione. La firma del cliente e la data sono imprescindibili; la controfirma dell’agente aumenta la serietà del documento e la sua tracciabilità interna.
L’uso di firme elettroniche è sempre più frequente. Nulla vieta di far sottoscrivere il foglio visita con firma elettronica avanzata o qualificata, soprattutto quando la visita è virtuale o quando la prima informazione è fornita a distanza; in quel caso è importante assicurare che il processo garantisca l’identificazione del firmatario, l’integrità del documento e la conservazione a norma. La prova digitale dell’invio di materiali, della condivisione di planimetrie e della fissazione dell’appuntamento svolge lo stesso ruolo probatorio dei documenti cartacei, purché correttamente archiviata.
Sul fronte delle prassi scorrette occorre equilibrio. Includere nel foglio visita divieti assoluti di contattare il venditore o penali automatiche e sproporzionate in caso di contatto diretto rischia di essere considerato eccessivo o vessatorio; meglio formulare un impegno chiaro a non eludere la mediazione e a informare l’agenzia di eventuali contatti diretti, collegando ogni conseguenza economica alla conclusione dell’affare e alla sussistenza del nesso causale con la messa in contatto operata dal mediatore. Nei rapporti con consumatori le clausole devono essere scritte in modo trasparente e comprensibile; eventuali clausole che stabiliscono penali, limitazioni di responsabilità, proroghe tacite o deroghe a competenza e foro richiedono specifica approvazione e devono comunque rispettare i limiti del Codice del consumo.
In termini organizzativi il foglio visita dovrebbe essere integrato nel flusso documentale dell’agenzia. Alla scheda cliente si affianca la scheda immobile, la tracciabilità degli appuntamenti, l’archiviazione della corrispondenza e delle planimetrie consegnate e, quando si entra in una fase negoziale, la raccolta delle proposte e delle accettazioni. Un archivio coerente permette di ricostruire il percorso dalla prima informazione alla conclusione e, in caso di contestazioni, consente all’agenzia di dimostrare il proprio ruolo senza affidarsi a ricordi o a prove indirette. Anche l’eventuale cessazione dei rapporti deve essere tracciata, annotando la mancata conclusione, le ragioni addotte e gli esiti delle visite, in coerenza con i tempi di conservazione dei documenti.
La distinzione tra foglio visita e incarichi di mediazione o ricerca evita equivoci. Quando l’agenzia intende vincolare il cliente a un incarico di mediazione, esclusivo o meno, con obblighi e durata, deve adottare il contratto specifico con le relative clausole e le tutele formali previste; il foglio visita rimane lo strumento di attestazione di una singola informazione o visita e non dovrebbe essere utilizzato per surrogare un incarico vero e proprio. Mantenere distinti questi piani giuridici rafforza la validità di entrambi i documenti e riduce il rischio di contestazioni per difetto di informazione o per clausole non chiaramente accettate.
Fac Simile Foglio di Visita Immobiliare Word
Di seguito è disponibile un esempio foglio visita immobiliare Word da scaricare e modificare in base alle proprie esigenze.
Modello Foglio Visita Immobiliare PDF
Il fac simile foglio visita immobiliare PDF editabile può essere compilato inserendo i dati richiesti al suo interno.
