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In questa guida spieghiamo come compilare una bolla di reso e proponiamo un fac simile bolla di reso Word da utilizzare come esempio.
Come si Compila la Bolla di Reso
La bolla di reso merci è un documento di trasporto utilizzato nel mondo commerciale come strumento per giustificare il trasferimento di un bene da un soggetto all’altro.
Conosciuta anche come DDT, la bolla di reso è entrata in vigore con il DPR 472 del 1196 per sostituire definitivamente la bolla di accompagnamento, che costituiva il documento di accompagnamento di un bene in caso trasporto. La bolla di reso è soggetta ad alcune regole inderogabili, prima tra tutte l’obbligatorietà della sua emissione in caso di spedizione della merce da parte di soggetti con partita IVA. È, inoltre, soggetta a controlli da parte delle autorità che possono chiedere di visionarla durante il trasporto da una zona all’altra.
Con il termine reso si intende quell’operazione commerciale con cui un soggetto restituisce la merce acquistata per i più svariati motivi. Potrebbe infatti accadere che il destinatario decida di restituire il bene acquistato perché non è conforme alle caratteristiche indicate in fase di acquisto, perché presenta un difetto più o meno evidente o nei casi in cui non corrisponda alla qualità o alla quantità che si desiderava.
Facciamo un esempio: due soggetti con partita IVA sono in rapporto di fornitore – acquirente perché il primo vende scarpe all’ingrosso e il secondo ha un negozio al dettaglio. Può accadere che l’acquirente ordini 100 paia di scarpe di numeri e modelli diversi da far pervenire al negozio entro il 30 del mese successivo. Per motivi organizzativi il fornitore non rispetta la data né l’ordine ricevuto, inviando 60 paia di scarpe dello stesso modello e numero anziché diverse. Quando l’acquirente si accorgerà di questo errore chiederà senza dubbio il reso dell’ordine, essendogli arrivato in ritardo rispetto alle sue richieste e soprattutto differendo nella qualità. In questo caso dovrà preliminarmente compilare la bolla di reso e poi procedere alla spedizione delle scarpe, affinché la bolla accompagni l’ordine restituito nel suo viaggio di ritorno.
Come spiegheremo meglio nei paragrafi successivi, la bolla di reso è un documento che accompagna la merce dal mittente al destinatario e non può andare smarrita. Essa è necessaria sia per ragioni fiscali che per i controlli che vengono eseguiti sulle merci, per questo deve essere compilata correttamente senza tralasciare alcuna indicazione.
Nonostante sia semplice da compilare, occorre fare attenzione a non trascurare alcun elemento della bolla di reso, pena la sua invalidità. È infatti necessario inserire tutti gli elementi essenziali richiesti dalla legge affinché risulti chiara e ben esplicativa al momento dei controlli. Ricordiamo che non esiste un modello standard da seguire e che in giro si trovano davvero numerosi fac simile e modelli di bolla di reso da adattare in base all’attività commerciale svolta e alle proprie necessità.
La prima regola da seguire è che il documento deve essere compilato in duplice copia per fare in modo che una resti al soggetto che invia il bene e l’altra accompagna la merce fino al destinatario.
Tra i requisiti che deve possedere, si ricorda che è fondamentale inserire i dati personali del mittente nella parte alta a sinistra della bolla o, in alternativa, si può apporre un timbro con le informazioni identificative della società. Ciò che conta, infatti, è la chiarezza dei dati affinché chi riceve possa comprendere bene da chi arriva il reso, senza neanche addebitargli l’importo della merce. Se si decide di apporre il timbro, l’inchiostro deve rendere leggibile sia la ragione sociale, sia la sede legale dell’azienda che la partita Iva o il codice fiscale.
Nella parte alta che si trova a destra della bolla, invece, deve essere inserito il numero progressivo che appartiene al documento e la data, elemento fondamentale sotto svariati punti di vista.
Nella zona dove viene richiesta l’indicazione del destinatario, ancora, occorre indicare tutti i dati del destinatario che riceverà la merce in restituzione, recuperandoli dall’ultima fattura o dall’anagrafica aziendale, se è un fornitore abituale. Non bisogna trascurare anche il luogo dove sarà destinata la merce, che verrà indicato con la massima precisione.
Giunti alla causale, è necessario spiegare le ragioni per cui gli articoli da rendere siano traportati da una città all’altra. Per questo è importante essere chiari e recisi, evitando che chi controllerà merci e bolla possano dubitare che si tratti di un’operazione commerciale pulita, coprendo piuttosto una vendita simulata. Come anticipato, le ragioni possono essere diverse e riguardare la qualità, il numero ordinato, il colore o la fattura, ma può succedere che il venditore abbia sbagliato completamente prodotto, inviando ad esempio delle scarpe maschili anziché femminili.
Successivamente, bisogna inserire la tipologia di beni, descrivendoli accuratamente, e infine la quantità. Nell’esempio fatto sopra, le scarpe andranno restituite perché la metà presenta lo stesso numero e non hanno la varietà richiesta, necessaria per soddisfare l’intera clientela.
Inoltre, se il trasporto avviene per mezzo di un vettore, la bolla di reso dovrà indicare i dati del vettore o dei due vettori coinvolti nel trasporto. Nel caso in cui fossero coinvolti più vettori, è sufficiente l’indicazione del primo che prende in consegna gli articoli, con le sue generalità e le informazioni per reperirlo. Secondo la giurisprudenza dominante, l’indicazione del vettore è importante per lasciare traccia certa del soggetto che trasporta i beni anche nell’infausto caso di perdita, furto o altri eventi accidentali che impedirebbero di dare attuazione alla transazione.
Gli elementi che abbiamo indicato sono obbligatori ai sensi dell’articolo 1 del DPR 472 del 1996 per garantirgli regolarità fiscale. Ciononostante, è possibile inserire anche informazioni aggiuntive che si rivelerebbero utili al destinatario della merce oltre a fungere da promemoria. Parliamo dei prezzi unitari, che possono essere diversi se si tratta di merce diversificata, il costo totale e la banca dove appoggiare i pagamenti.
Ricordiamo che in caso di fatturazione differita, come prevista dal comma 4 dell’art. 21 del DPR 633/1972 occorre indicare la stessa data di quando è stata eseguita l’operazione. Infatti, nell’ipotesi particolare in cui la data di consegna della merce con la data di compilazione della bolla di resa non dovessero coincidere, è possibile indicare sulla fattura solo la data in cui si è formato il DDT, specificando il giorno della consegna o della spedizione.
Un’altra indicazione importante è quella della conservazione del documento, necessari ai fini IVA e come prova in caso di contestazioni giudiziari. Ai sensi dell’articolo 22 del DPR 633 del 1972, infatti, la bolla di reso deve essere conservata adeguatamente fino al termine degli accertamenti che riguardano il periodo di imposta interessato, anche se dovesse superare il termine di dieci anni previsto dall’articolo 2220 del codice civile.
Nel mondo commerciale la bolla di reso riveste un ruolo di grande importanza dal punto di vista civilistico e fiscale, dal momento che aiuta le aziende a gestire in modo corretto la parte amministrativa del lavoro, diventando anche fonte di garanzia per il cessionario e il cedente.
Per questo è importante redigerla correttamente, in caso contrario, infatti, l’amministrazione finanziaria ha la facoltà di applicare l’articolo 53 del decreto IVA che prevede una presunzione di acquisto o cessione sprovvista del titolo, cioè la fattura. La normativa richiede che il documento di trasporto accompagni la merce durante tutto il loro tragitto. In alternativa può essere spedito a mezzo mail o via fax lo stesso giorno in cui ha inizio il trasporto e conservata insieme alla fattura fino all’arrivo al destinatario.
Si comprende da quanto detto sin qui che la bolla di reso è un documento fondamentale per il trasporto di un bene che deve essere restituito all’originario cedente. La ratio del legislatore nella predisposizione della normativa era quella di segnalare nel modo giusto al controllore il motivo per il quale quella merce necessita di trasporto da una zona all’altra, dando le giuste informazioni, come la causale, il luogo di destinazione, le caratteristiche della merce e la descrizione degli articoli trasportati.
La legge consente di fare il reso in tutti i casi in cui l’acquirente riscontri delle anomalie nel bene acquistato, quando questo abbiam difformità rispetto all’articolo ordinato o nei casi di eccessivo ritardo rispetto ai empi di consegna previsti in fase di ordine.
Insomma, se la merce non corrisponde alle aspettative è possibile restituirla, accompagnandola con la bolla di reso. Si tratta di una prassi molto utile soprattutto negli acquisti a distanza, quelli eseguiti su piattaforme dedicate dove il bene non può essere controllato prima di acquistarlo. Per questa ragione molti e-commerce offrono costi di spedizione gratuiti e un servizio post vendita efficiente per tranquillizzare gli utenti, ispirando maggiore fiducia.
Il reso viene eseguito in due modi diversi: se l’articolo è stato acquistato in un negozio fisico, non bisogna fare altro che recarsi presso il venditore e spiegare la situazione, chiedendo la restituzione del denaro o un acquisto alternativo e corrispondente alle proprie esigenze.
In caso di acquisti online, invece, è importante chiamare tempestivamente il servizio clienti o, quando l’e-commerce ne è dotato, gestire la pratica dal proprio account in modo diretto. Generalmente le piattaforme meglio organizzate permettono l’accesso con l’username e la password, selezionando successivamente I Miei Ordini per poi cliccare su Richiesta Reso. Se la procedura ha avuto esito positivo, la società invia una lettera di vettura, che corrisponde alla bolla di reso, che deve essere applicata sulla scatola ben in vista; in altri casi, invece, viene fornita una bolla da conservare all’interno.
Con una mail o una telefonata viene indicato il giorno e l’ora in cui il corriere è disponibile al ritiro, specificando le spese di restituzione non sono a carico dell’acquirente ma del venditore.
Si precisa che il reso viene accettato solo se la merce si trova nello stato in cui è stata consegnata e cioè senza ammaccature, graffi, abrasioni o macchie, oltre a dover essere adeguatamente confezionata.
Non è importante che la scatola del reso sia come quella della consegna originaria, se il cliente l’avrà persa potrà acquistarne una con le medesime caratteristiche. Se non si riesce ad accedere nel sito o non si conoscono bene i termini per il reso, è possibile consultare la sezione specifica termini e Condizioni del Sito, che darà tutte le informazioni a riguardo.
Dopo il reso, non resta che attendere il rimborso. La legge stabilisce che il venditore può eseguire il rimborso solo quando la merce ritorna nei magazzini e talvolta possono pagare anche molti giorni prima che il cliente si veda accreditato nuovamente il pagamento. Una volta riavuto l’articolo, il venditore deve controllare le sue condizioni, autorizzando il rimborso entro 14 giorni dalla data in cui lo ha ricevuto.
Le modalità con cui avviene il rimborso non possono essere scelte liberamente dal venditore, ma devono essere le medesime dell’acquisto. Se cioè il cliente ha pagato con PayPal, anche il venditore dovrà seguire lo stesso iter e lo stesso vale in caso di bonifico.
Se l’acquirente che ha eseguito il reso non può essere rimborsato con la stessa modalità con cui ha pagato, in fase di procedura di reso dovrà comunicargli come intende incassare i suoi soldi, indicando uno strumento alternativo.
I tempi per l’accredito non sono mai predeterminati perché variano a seconda del luogo in cui si trova il deposito dell’e-commerce e delle modalità di pagamento. Generalmente, se il pagamento avviene con carta di debito o di credito è necessario attendere fino a trenta giorni per la restituzione.
Per avere prova dell’avvenuto pagamento, il cliente potrà chiedere la lista movimenti alla propria banca o contattarla direttamente per conoscere precisamente i tempi di accredito.
Qualora l’accredito debba avvenire con PayPal, il rimborso avverrà entro le 48 ore successive alla richiesta di rimborso; con il bonifico bancario, infine, si otterrà la restituzione nel termine di tre giorni lavorativi, in base al tipo di banca a cui ci si rivolge.
Quando si verifica una vendita triangolare, che prevede lo spostamento della merce direttamente all’acquirente del cessionario da parte del cedente, vi è la possibilità di emettere una fattura differita da parte del secondo cedente. Questa possibilità è consenta solo se il passaggio al secondo cedente sia avvenuto con atto scritto e che tale procedura sia successiva all’ordine del secondo cedente.
Un altro caso particolare riguarda il trasporto di beni da parte degli agricoltori. Ai sensi dell’art. 34 del DPR 633 del 1972, infatti, l’emissione del documento di trasporto spetta esclusivamente al fornitore di beni soggetto IVA, dal momento che è l’unico a dover emettere anche la fattura. Non solo, la bolla di reso può essere emessa dal cessionario anche per quanto riguarda i conferimenti di beni agricoli da parte di associati, produttori soci, cooperative o enti.
Una situazione molto particolare riguarda quello della compilazione della bolla di reso in caso di tentata vendita: si tratta dell’ipotesi in cui un articolo viene consegnato a un soggetto senza che questi l’abbia mai ordinato. Sebbene poco frequente, la tentata vendita viene definita anche una movimentazione di merce a titolo non traslativo che richiede l’emissione della bolla di reso per superare ogni presunzione di acquisto, come disciplinato dall’articolo 53 del DPR numero 633 del 1972.
Rientrano in questa categoria i beni consegnati in prova (quindi senza acquisto), in comodato, in deposito o in lavorazione. Ovviamente, è necessario predisporre un documento di automezzo per ciascuna merce che lascia il deposito della società e che rappresenterà da quel momento in poi il documento di trasporto generale. Tale documento deve contenere, tra gli altri elementi, anche la specifica causale di trasporto non traslativo del bene affinché il controllore possa conoscere la storia di quel bene, consentendogli di viaggiare fino al destinatario.
Fac Simile Bolla di Reso
Di seguito si trova un fac simile bolla di reso che è possibile utilizzare come bozza. Il documento di esempio è in formato DOC, può di conseguenza essere aperto e compilato con Word, convertito in PDF o stampato.
