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In questa guida spieghiamo come compilare un foglio presenze e proponiamo un fac simile foglio presenze da utilizzare come esempio.
Come Compilare un Foglio Presenze
Se si vuole dirigere la propria azienda in modo ordinato e razionale, occorre creare un sistema di gestione nel quale le risorse vengono monitorate in modo costante, soprattutto in entrata e uscita. Questo significa anche creare un foglio presenze per tutti i dipendenti, affinché il lavoro giornaliero venga organizzato meglio e anche la busta paga sia calcolata secondo i giorni effettivamente svolti dai dipendenti.
I vantaggi del foglio presenze sono numerosi e si riflettono in modo diretto sulla gestione aziendale e sulla serenità dei dipendenti che lavorano nella certezza di essere retribuiti in modo equo e secondo i parametri previsti dalla legge. Ma cos’è il foglio presenze e come si utilizza nella gestione quotidiana di un’attività economica?
Il foglio presenze può essere definito come una scheda che contiene l’intero mese di riferimento nel quale vengono indicati i giorni in cui il dipendente ha lavorato, eventuali ore o giorni di permesso o di malattia, indicando anche il numero di protocollo del certificato medico, le ore di straordinario e i diversi turni di lavoro.
Per semplificare, potremmo dire che su un foglio presenze non devono mancare
-i giorni e le ore in cui il lavoratore ha lavorato in azienda
-il totale di giorni e ore di permessi, ferie e assenza
-eventuale malattia documentata da certificato
-i turni di lavoro eseguiti
-eventuali ore di straordinario
-se si tratta di lavoratori edili, giorni di ferie per pioggia, neve o caldo oltre i 35 gradi.
Si tratta di dati fondamentali per poter elaborare in modo chiaro e preciso la busta paga, calcolare il TFR e per gestire in modo razionale sia la produttività mensile che il tempo, migliorando la qualità del lavoro e riducendo i costi fissi. Quando un lavoratore sa che il proprio datore registra le ore di lavoro svolto, i giorni di permesso e di malattia si sente tutelato, inserito in un sistema che funziona correttamente e lavorerà con maggiore entusiasmo, stabilendo un rapporto di fiducia con la dirigenza.
In passato le presenze si registravano manualmente, cioè ogni mese venivano stampati dei modelli su cui si inserivano i dati a penna, e il foglio veniva inviato poi al consulente di lavoro che elaborava le buste paga. Oggi, ovviamente, la tecnologia si è evoluta e vengono impiegati soprattutto fogli Excel personalizzati o software HR in cui l’operatore deve inserire semplicemente dei dati. Il foglio Excel resta sempre la scelta più comoda e rapida perché si trova sul Web, è scaricabile gratuitamente, è semplice da compilare ed è accessibile a tutti.
In generale, i fogli presenze si dividono in tre grandi categorie
-Il foglio presenze giornaliere
Si tratta di un foglio nel quale vengono segnate le presenze di ogni dipendente in modo giornaliero. È la soluzione più adatta se l’azienda è dotata di molte risorse che lavorano in modo alternato e non fisso, come nel caso di impieghi in cui si è impegnatri solo alcuni giorni al mese o a settimana. In questo caso è necessario monitorare le ore e i giorni svolti senza confondersi tra un dipendente e l’altro, pertanto si consiglia un foglio personalizzato giornaliero per ogni risorsa.
-Il foglio presenze settimanale
Il foglio presenze settimanale viene redatto direttamente dai dipendenti nel fine settimana, cioè il venerdì o il sabato, in base alla settimana lavorativa. Sono comodi solo nel caso in cui i turni di lavoro non variano molto e sono già stabiliti. In questo caso, infatti, il lavoro più grande non è quello di registrazione delle presenze ma di organizzazione dei turni da parte di chi svolge tale mansione.
-Il foglio presenze mensile
I più utilizzati dalle aziende sono i fogli presenze mensili che vengono compilati nei primi giorni del mese successivo e poi sottoposti al consulente del lavoro che elabora le buste paga. Nel foglio mensile si dovrà fare attenzione a indicare le festività infrasettimanali come quelle religiose o straordinarie, i giorni di permesso, eventuali malattie ed eventi straordinari che richiedono l’intervento contributivo dell’INPS come l’assenza per pioggia eccessiva, neve o caldo oltre i 35 gradi che impedisce di lavorare e giustifica l’assenza.
Si tratta dello strumento più utilizzato ma anche di quello che richiede più attenzione perché oltre alla redazione del foglio, occorrerà registrare ogni giorno la sua effettiva presenza in azienda per poi elaborare un foglio conclusivo quanto più preciso possibile.
Ogni datore di lavoro ha diritto di monitorare le presenze e le assenze dei propri dipendenti, qualsiasi siano le dimensioni dell’azienda. Gli strumenti per il controllo delle presenze sono cartacei, se riguardano realtà piccole e semplici da controllare, ma quando il datore di lavoro intende avvalersi di apparati informatizzati come il badge lavoro dotato di banda magnetica, è necessario essere edotti sulla normativa di riferimento per non incorrere in violazioni.
Il badge lavoro è uno strumento che serve a monitorare la quantità di ore in cui il dipendente è presente in azienda, ma per farlo occorre raccogliere i suoi dati e registrarli. Per questo è compito del datore di informare il lavoratore di quali dati si stanno acquisendo e per quali finalità. Rispettare la normativa sulla Privacy non è sempre agevole e occorre individuare una risorsa in grado di farlo e di assumersi tale incarico che comprende la raccolta dei dati, la registrazione e la corretta gestione delle informazioni.
A tal fine la Corte UE ha stabilito con una recente pronuncia che gli Stati Membri devono organizzare le proprie aziende con strumenti che misurino le ore di lavoro svolte dai dipendenti, affinché il calcolo in busta paga sia preciso e proporzionato al lavoro effettivamente svolto. A ben vedere, dunque, il monitoraggio dell’orario di lavoro porta vantaggio in primo luogo al lavoratore che in questo modo può dimostrare eventuali assenze, ore di straordinario eseguite e giorni della settimana come il sabato che non sono considerati lavorativi dal contratto Nazionale di lavoro ma nei quali si è comunque lavorato. In questa direzione, il foglio presenza diventa uno strumento per garantire il rispetto dei diritti del lavoratore in primis e poi del datore.
La sentenza della Corte UE si conclude con un monito alle aziende appartenenti agli stati membri affinché si organizzino per misurare le ore di lavoro dei propri dipendenti, qualsiasi siano le dimensioni dell’attività economica. Un modo per razionalizzare il lavoro, renderlo più flessibile ma anche gestito con sistemi automatizzati e confrontabili negli anni successivi alla loro elaborazione.
Come ribadito più volte dalla Corte UE, tale misura si rivela vantaggiosa sia per il dipendente, che è in grado di dimostrare con prove documentali le ore effettivamente eseguite e quelle di straordinario, senza rischiare di dover eseguire più di quanto il contratto collettivo nazionale preveda. Ovviamente, è una tutela anche per il datore di lavoro che in questo modo avrà la situazione di ogni lavoratore registrata su file cartacei o digitali, pronto a dimostrare il proprio operato senza difficoltà.
La sentenza della Corte UE è stata molto importante perché pur non ponendo alcun obbligo in capo alle aziende e dunque non prevedendo sanzioni in caso di mancata tenuta del foglio presenze, apre una porta al legislatore che potrebbe introdurre una norma ad hoc in tal senso.
Abbiamo già detto che i modelli per segnare le ore di presenza sono facili da creare o da scaricare sul Web, soprattutto sui siti di gestione aziendale.
Le due soluzioni più utilizzate sono il foglio Word o quello Excel. Il primo viene consigliato alle aziende che hanno pochi dipendenti e cioè non più di tre e mensilmente possono essere stampate e consegnate. Non bisogna dimenticare di inserire delle voci di base sul foglio Word, che verranno poi salvate e riutilizzate per tutte le operazioni. I dati sono
-il nome e il logo dell’azienda
-periodo di riferimento
-nome e cognome del lavoratore
-indirizzo e numeri del lavoratore
-giorni di presenza
-tipo di assenza (ferie, permesso, malattia, pioggia, festività)
-spazio per le firme del lavoratore e dell’amministratore dell’azienda.
Il foglio Excel, invece, è più pratico, può essere salvato in pdf e inviato direttamente alle risorse e al consulente del lavoro. Le modalità per creare un modello su misura sono due: o si crea una scheda personale per ogni lavoratore, indicando le ore di lavoro, assenze, malattie e congedi oppure è possibile creare una scheda generale con tutte le risorse dell’azienda a sinistra, mentre nel restante foglio si indicano i giorni del mese. In tal modo il datore potrà indicare le ore effettivamente svolte e i giorni di assenza.
Ovviamente, in tali casi occorrerà anche una piccola legenda nella quale indicare il significato dei simboli, se cioè si tratta di malattia quel giorno verrà inserita solo la M, se invece è un permesso si indica con P e così via.
Il lavoro di inserimento delle presenze è piuttosto delicato e la precisione è una componente fondamentale. Per questo occorre affidare il compito a una persona che abbia tali caratteristiche e che riesca a svolgerlo in combinazione con le altre mansioni.
Oltre ai metodi classici che abbiamo menzionato, ci sono dei sistemi più informatizzati adatti alle aziende di grandi dimensioni e con una vocazione per la digitalizzazione. Parliamo di software che automatizzano la raccolta delle presenze dei lavoratoti, senza necessità di lavorare su Excel.
Il vantaggio di questo sistema è senza dubbio la velocità e il calcolo delle ore e delle assenze in modo automatico e veloce. Inoltre, sulla base di un’analisi condotta da alcuni manager che impiegano tale sistema, è emerso che sono diversi benefici, tra cui:
-la riduzione dell’errore umano. Infatti, l’esperienza insegna che quando l’incarico di segnare le presenze spetta allo stesso lavoratore, è facile incorrere in errori molto gravi con conseguenze anche sulla busta paga e sul TFR;
-ottimizzazione del lavoro. Con il sistema dei software HR il calcolo delle presenze diventa più semplice e veloce e i dipendenti che svolgono questa mansione hanno la possibilità di dedicarsi ad altro. Non bisogna dimenticare che questi sistemi hanno un’interfaccia molto intuitiva, utilizzabile anche da chi non ha grande dimestichezza con il digitale;
-personalizzazione e riduzione dei costi della carta. Un risvolto interessante di questo strumento è la possibilità di personalizzare il lavoro in modo da renderlo quanto più adatto alla realtà aziendale, che presenta sempre aspetti specifici e diversi rispetto agli altri. Dunque, personalizzare un modello significa rispondere alle esigenze concrete di quella società. Non solo, il software HD consente di ridurre gli sprechi di carta perché non occorre più stampare i fogli presenza, ma semplicemente salvarli in un formato adeguato e inviarli via mail ai richiedenti.
Se la tua azienda non utilizza ancora lo strumento del foglio presenze, è giunto il momento di adeguare la gestione a sistemi più moderni, flessibili e agili. Ma come introdurre il foglio presenze Excel facendo capire anche ai propri impiegati la sua importanza?
Il primo suggerimento è quello di iniziare con il classico foglio Excel per poi introdurre il software HD. Il primo servirà a creare una routine in modo semplice, sia che si tratti della registrazione delle presenze giornaliere che mensili, gradualmente si passerà al sistema tecnologico, puntando sugli aspetti positivi e soprattutto sulla formazione.
Non bisogna dare per scontato che i dipendenti siano in grado di addentrarsi nei meandri di tutti i software che vengono introdotti in azienda in modo rapido. Alcune tecnologie sono complesse, annose e difficili da maneggiare e in questo caso occorre puntare sulla formazione interna o esterna. Questo significa dedicare anche un paio d’ore a coloro che sono stati scelti per tale mansione, spiegando in modo chiaro e schematico come procedere al lavoro di registrazione presenze impiegando il programma. Si inizierà dalla condivisione Cloud, ad esempio, per rendere partecipe l’intero team, fino all’inserimento dei dati e alla successiva compilazione.
La formazione dovrà avere ad oggetto anche la spiegazione del calcolo delle ore, che non è sempre chiaro, la differenza tra assenza e malattia, la produzione del certificato di malattia e tutte quelle specificazioni che sono necessarie per l’elaborazione di una corretta busta paga.
All’inizio può succedere che i dipendenti dimentichino di compilare il foglio presenze perché è una nuova mansione, a tal fine si rivela utile l’invio di promemoria come e-mail automatiche o sms che ricordano di compilare il modello, soprattutto quando la registrazione delle presenze è giornaliera. L’esperienza di grandi aziende americane sconsiglia l’impiego di premi o penalità in caso di dimenticanza nello svolgimento di questa mansione o di errori. Meglio puntare sull’introduzione graduale e sulla formazione, facendo capire il ruolo di garanzia che svolge questo strumento per entrambe le parti anche per il futuro.
Al termine di questa guida, sembra chiaro che la gestione di un’azienda, di piccole, medie e grandi dimensioni, necessita di programmazione, ordine e precisione. E la registrazione delle presenze dei dipendenti rientra a pieno titolo tra quelle attività necessarie per condurla al meglio.
Non si può pensare di restare ancorati ai sistemi tradizionali senza dare una svolta con strumenti più moderni, che si presentano flessibili, rapidi e concretamente rispondenti alle esigenze del tipo di impresa. Non è corretto neanche utilizzare il medesimo foglio presenze per tutte le tipologie di lavoro: il foglio presenze di operai edili, ad esempio, conterrà voci diverse rispetto a quelle degli impiegati di un’azienda di elettrodomestici e così una società metalmeccanica avrà un sistema differente rispetto ad aziende che si occupano di servizi.
Personalizzazione, ottimizzazione dei tempi e organizzazione sono le parole chiave per dirigere un’attività economica al meglio, curando anche l’aspetto della gestione del personale utilizzando anche sistemi di gestione informatizzati.
Fac Simile Foglio Presenze
Di seguito si trova un fac simile foglio presenze che è possibile utilizzare come bozza.
