Indice
In questa pagina sono disponibili un fac simile Word in formato DOC e un modello PDF per il rimborso delle spese sostenute dai volontari di un Ente del Terzo Settore. Il modello è predisposto soprattutto per trasferte, rimborsi chilometrici, pedaggi, parcheggi, biglietti di viaggio, vitto e alloggio. Si tratta di un fac simile privato, da utilizzare nel rispetto dei limiti e delle condizioni preventivamente stabiliti dall’ente.
Fac simile Rimborso Spese Volontari Terzo Settore Word
Il modello Word può essere scaricato e personalizzato indicando il progetto, il volontario autorizzato, le trasferte effettuate, le spese sostenute e i relativi giustificativi.
Fac simile Rimborso Spese Volontari Terzo Settore PDF
Il PDF riproduce la nota spese con una sezione dedicata ai rimborsi chilometrici e una alle altre spese di viaggio, vitto e alloggio. Può essere scaricato, consultato o stampato.
Quando un volontario può ricevere un rimborso spese
L’attività di volontariato disciplinata dal Codice del Terzo Settore è gratuita. L’articolo 17 del D.Lgs. 117/2017 stabilisce che il volontario non può essere retribuito in alcun modo, neppure dal beneficiario dell’attività. Sono però consentiti i rimborsi delle spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività prestata, entro i limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabiliti dall’ente.
Le indicazioni del Ministero del Lavoro sullo svolgimento delle attività di volontariato ribadiscono inoltre il divieto dei rimborsi spese forfetari. Non è quindi corretto corrispondere al volontario una somma fissa periodica sganciata dai costi realmente sostenuti utilizzando semplicemente la denominazione “rimborso spese”.
Il rimborso non costituisce neppure un diritto automatico a recuperare qualsiasi spesa personale. Deve riguardare costi collegati all’attività di volontariato e rispettare le regole fissate preventivamente dall’ente sulle tipologie ammesse, sulle autorizzazioni e sui limiti di importo.
Il limite di 150 euro al mese non vale per tutti i rimborsi
Una delle principali correzioni rispetto alla precedente versione della guida riguarda il limite di 150 euro mensili. Non si tratta del tetto generale applicabile ai rimborsi documentati dei volontari.
L’articolo 17, comma 4, del Codice del Terzo Settore consente una modalità semplificata: le spese possono essere rimborsate anche sulla base di un’autocertificazione resa ai sensi dell’articolo 46 del D.P.R. 445/2000, purché non superino 10 euro al giorno e 150 euro al mese. Per utilizzare questa modalità, l’organo sociale competente deve avere preventivamente deliberato le tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali è ammessa.
I limiti di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili riguardano quindi l’autocertificazione, non il normale rimborso analitico fondato sui giustificativi. Per quest’ultimo valgono i limiti massimi e le condizioni stabiliti preventivamente dall’ente. La modalità tramite autocertificazione non si applica inoltre alle attività di volontariato aventi ad oggetto la donazione di sangue e di organi. Il testo aggiornato del Codice può essere consultato nella pagina del Ministero del Lavoro dedicata al Codice del Terzo Settore.
Quale tipo di rimborso prevede il modello
Il fac simile scaricabile è impostato come una nota spese documentata relativa a un progetto. Non è un modello di autocertificazione previsto dall’articolo 17, comma 4.
Il documento inizia infatti con l’indicazione del progetto e con l’autorizzazione del volontario a sostenere i costi delle trasferte necessarie alle attività programmate. Seguono due sezioni distinte:
- rimborso chilometrico per l’utilizzo del mezzo nelle trasferte;
- altre spese, tra cui pedaggi, parcheggi, biglietti di viaggio, vitto e alloggio.
Per le altre spese il modello prevede l’indicazione del documento allegato e, nella parte finale, il numero dei giustificativi presentati. Non deve quindi essere utilizzato come se consentisse un rimborso forfetario privo di collegamento con le spese effettive.
Come compilare il Rimborso Spese Volontari Terzo Settore
Nel campo Progetto deve essere indicata l’attività o l’iniziativa nell’ambito della quale vengono effettuate le trasferte. Subito dopo va inserito il nome del volontario che viene autorizzato a sostenere i relativi costi. Il modello prevede quindi lo spazio per la sottoscrizione del legale rappresentante dell’associazione.
Nella tabella relativa al rimborso chilometrico devono essere compilati, per ciascuna trasferta, data, luogo di partenza, destinazione, attività svolta, chilometri, importo riconosciuto per chilometro e totale. Il modello specifica che la partenza deve essere indicata facendo riferimento al luogo di domicilio risultante dalla scheda personale e la destinazione alla sede di svolgimento dell’attività.
Il campo “€/km” contiene uno spazio per indicare il limite massimo applicato dall’ente. L’articolo 17 del Codice del Terzo Settore non stabilisce una tariffa chilometrica nazionale unica: il criterio utilizzato deve quindi essere coerente con le condizioni preventivamente definite dall’ente e con le trasferte effettivamente effettuate.
Il totale dei rimborsi chilometricici confluisce nella voce Totale (a).
Nella seconda tabella devono essere indicate le altre spese. Per ogni voce il modello richiede data, documento allegato, descrizione, attività alla quale la spesa si riferisce e importo. Il totale viene riportato nella voce Totale (b).
Infine devono essere sommati i due valori nella voce Importo totale da rimborsare (a+b). Il documento termina con il numero dei documenti di spesa allegati, la data e la firma del volontario autorizzato.
Rimborso chilometrico del volontario
L’utilizzo dell’auto propria richiede particolare attenzione perché non esiste normalmente uno scontrino che documenti il costo esatto di ogni singolo viaggio. Per questo il modello consente di ricostruire analiticamente la trasferta attraverso data, punto di partenza, destinazione, attività svolta, chilometri percorsi e tariffa applicata.
L’ente dovrebbe stabilire preventivamente il criterio di calcolo e il limite riconosciuto per chilometro, evitando importi determinati di volta in volta senza una regola interna. È inoltre opportuno che la trasferta sia effettivamente collegata all’attività svolta per l’ente, come richiede il modello attraverso l’apposita colonna “Attività”.
Il rimborso chilometrico non deve trasformarsi in una somma fissa corrisposta in base al numero di giornate di volontariato indipendentemente dagli spostamenti realmente effettuati.
Quali giustificativi allegare
Per le spese diverse dal rimborso chilometrico il modello contiene una colonna specifica per il documento allegato. In base alla spesa possono essere pertinenti, per esempio, biglietti di viaggio, ricevute di pedaggio o parcheggio, scontrini, ricevute o fatture relative a vitto e alloggio.
È utile identificare ogni giustificativo in modo da poterlo collegare facilmente alla corrispondente riga della nota spese. Se vengono presentati più documenti, la parte finale del modello permette di indicarne il numero complessivo.
La documentazione utilizzata per il rimborso dovrebbe essere conservata dall’ente insieme alla relativa nota spese secondo le proprie regole amministrative e contabili. I rimborsi erogati devono inoltre essere correttamente considerati nella contabilità e nel rendiconto economico finanziario dell’associazione secondo il sistema contabile applicabile.
Serve sempre un’autocertificazione?
No. La precedente versione della guida affermava che il volontario dovesse sempre rilasciare un’autocertificazione. L’articolo 17 distingue invece due modalità.
Nel rimborso ordinario le spese sono effettivamente sostenute e documentate e vengono rimborsate entro i limiti preventivamente fissati dall’ente. L’autocertificazione costituisce una possibilità alternativa prevista entro i limiti di 10 euro al giorno e 150 euro al mese e alle ulteriori condizioni stabilite dalla norma.
Il fac simile disponibile in questa pagina appartiene alla prima categoria: richiede infatti l’indicazione dei documenti allegati e non contiene una dichiarazione sostitutiva ai sensi del D.P.R. 445/2000. Se l’ente intende applicare il sistema semplificato dell’articolo 17, comma 4, deve utilizzare una documentazione coerente con tale diversa procedura.
Registro e assicurazione dei volontari
Non è corretto affermare che qualsiasi volontario debba necessariamente essere iscritto nel registro. L’articolo 17, comma 1, impone agli ETS di iscrivere nell’apposito registro i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale.
Il Ministero del Lavoro ha confermato questa funzione del registro anche nella Nota n. 809 del 20 gennaio 2025 sul registro dei volontari, precisando che esso serve a individuare i volontari non occasionali e ad agevolare l’adempimento degli obblighi assicurativi.
Gli ETS che si avvalgono di volontari devono inoltre assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi all’attività e per la responsabilità civile verso terzi. Il rimborso delle spese non sostituisce né modifica questi obblighi.
Rimborso spese e compenso sono diversi
Il volontario non può ricevere un compenso per l’attività prestata mascherandolo da rimborso. La qualità di volontario è inoltre incompatibile, salvo le specifiche eccezioni previste dalla legge, con un rapporto di lavoro subordinato o autonomo e con ogni altro rapporto di lavoro retribuito con l’ente di cui il volontario è socio o associato o tramite il quale svolge la propria attività volontaria.
Per questo importi periodici identici, indennità giornaliere non collegate a spese effettive o somme corrisposte semplicemente in funzione delle ore di presenza non devono essere trattati come rimborsi documentati.
Il rimborso erogato al volontario non deve inoltre essere confuso con una ricevuta non fiscale dell’associazione, che risponde alla diversa esigenza di documentare determinate somme incassate dall’ente.
Esempio compilato di Rimborso Spese Volontari Terzo Settore
I dati utilizzati nell’esempio sono inventati e servono soltanto a mostrare come può essere compilato il fac simile. Il contenuto deve essere adattato al caso concreto.
Progetto: Distribuzione beni essenziali – PROGETTO DI ESEMPIO 2026
Si autorizza il Sig. Marco Verdi a sostenere i costi per le trasferte effettuate per lo svolgimento delle attività programmate all’interno del progetto.
Legale Rappresentante dell’Associazione
Giulia Esempio – FIRMA DI ESEMPIO
Rimborso chilometrico
| Data | Partenza | Destinazione | Attività | km | €/km | Importo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 25/08/2026 | Comune di Esempio, Via Modello 10 | Centro Sociale Esempio | Consegna beni del progetto | 36 | € 0,30 | € 10,80 |
| 26/08/2026 | Comune di Esempio, Via Modello 10 | Sede Operativa Esempio | Preparazione materiali del progetto | 20 | € 0,30 | € 6,00 |
| Totale (a) | € 16,80 | |||||
Rimborso altre spese (pedaggi, parcheggi, biglietti viaggio, vitto, alloggio)
| Data | Documento allegato | Descrizione | Attività | Importo |
|---|---|---|---|---|
| 25/08/2026 | DOCUMENTO N. ESEMPIO-001 | Parcheggio | Consegna beni del progetto | € 3,00 |
| 26/08/2026 | DOCUMENTO N. ESEMPIO-002 | Biglietto di viaggio | Preparazione materiali del progetto | € 8,50 |
| Totale (b) | € 11,50 | |||
| Importo totale da rimborsare (a+b) | € 28,30 | |||
Allegati n. 2 documenti di spesa.
Data: 26 agosto 2026
Firma dell’autorizzato: Marco Verdi – FIRMA DI ESEMPIO
Errori da evitare nel rimborso spese ai volontari
- considerare 150 euro mensili come limite generale di ogni rimborso, mentre tale soglia riguarda la modalità tramite autocertificazione insieme al limite di 10 euro giornalieri;
- riconoscere rimborsi forfetari non collegati a spese effettivamente sostenute;
- utilizzare l’autocertificazione senza una preventiva deliberazione dell’organo competente sulle tipologie di spesa e sulle attività ammesse;
- utilizzare il fac simile di questa pagina come autocertificazione, nonostante sia strutturato come nota spese documentata;
- rimborsare spese estranee all’attività di volontariato;
- non fissare preventivamente limiti e condizioni per i rimborsi;
- applicare una tariffa chilometrica senza che l’ente abbia definito il relativo criterio;
- indicare trasferte senza specificare data, partenza, destinazione, chilometri e attività svolta;
- omettere i giustificativi delle spese per le quali il modello ne prevede l’allegazione;
- utilizzare il rimborso come forma indiretta di remunerazione dell’attività del volontario;
- considerare obbligatoria l’iscrizione nel registro anche per ogni volontario meramente occasionale;
- non conservare la nota spese insieme alla documentazione che giustifica il rimborso.
