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In questa guida spieghiamo come scrivere un’istanza di visibilità del fascicolo telematico e proponiamo un fac simile istanza di visibilità del fascicolo telematico Word da utilizzare come esempio.
Come Scrivere un’Istanza di Visibilità del Fascicolo Telematico
Prima dell’avvento del processo telematico, per esaminare atti e documenti di causa era sufficiente recarsi in cancelleria e, previa esibizione della procura al Cancelliere, accedere fisicamente al fascicolo cartaceo, estraendo copia di quanto necessario. Una procedura certamente semplice e intuitiva, spesso delegata a praticanti e collaboratori, ma che comportava un notevole spreco di tempo e denaro. La digitalizzazione dei fascicoli ha certamente rappresentato un cambiamento epocale per il comparto giustizia, stravolgendo completamente la prassi degli uffici giudiziari e dematerializzando integralmente gli atti del processo.
Ecco allora che, quando è necessario accedere a un fascicolo nel quale non ci si è ancora costituiti, si deve procedere in mediante la predisposizione di apposita istanza informatica da depositare a PCT mediante uno dei software disponibili per il processo telematico.
Caratteristiche e natura dell’istanza di visibilità del fascicolo telematico
Come noto, gli atti processuali non sono pubblici e accessibili ad una generalità indistinta di soggetti, ma destinati alle sole parti in causa e agli altri soggetti interessati specificamente individuati dalla legge. Pertanto, per poter visionare un fascicolo nel quale non si è (ancora) costituiti, è necessario dimostrare di avervi diritto. L’interesse ad esaminare atti e documenti di causa viene in genere integrato mediante la produzione dell’atto notificato, da cui risultino i nomi delle parti, del procuratore e i dati del procedimento. Grazie a tale documento, il Cancelliere potrà valutare il diritto della parte ad accedere agli atti, autorizzandola o meno alla visibilità temporanea del fascicolo.
Istanza di visibilità del fascicolo telematico nell’interesse di terzi
Si è sinora fatto riferimento alle parti (costituite o meno) del processo. E’ tuttavia possibile che anche taluni terzi abbiano interesse a visionare gli atti del procedimento, pur non rivestendo la qualifica di attori/convenuti o ricorrenti/resistenti. E’ il caso, ad esempio, del soggetto che intenda intervenire volontariamente nell’esecuzione mobiliare pendente, previa verifica dell’esito dell’esecuzione. Ancora una volta, è necessario dimostrare di avere diritto ad accedere agli atti, illustrando le proprie ragioni in fatto e in diritto. Al creditore interessato ad un possibile intervento basterà pertanto allegare la propria pretesa creditizia e produrre la relativa documentazione.
Individuazione del fascicolo telematico a cui richiedere l’accesso
Per dimostrare l’interesse ad esaminare gli atti, come si è visto, la parte di regola produce l’atto di cui ha ricevuto la notifica. Nessun problema quando si tratta di un decreto ingiuntivo, dal momento che esso contiene l’indicazione del ricorrente e del resistente, nonchè nominativo del Giudice, numero di ruolo generale (RG) e data del provvedimento. Con questi dati si può individuare inequivocabilemente il procedimento a cui accedere. Nel caso in cui si tratti, invece, di un atto ci citazione, in genere vi è la sola indicazione dell’avvocato procedente, del nome delle parti e dell’ufficio giudiziario dinanzi al quale si procede. Questo rappresenta un problema poichè senza indicazione del numero di RG non può essere garantito il buon esito del deposito telematico o la sua riconduzione al procedimento corretto. E’ buona regola dunque, prima di redigere l’istanza, ottenere i dati della causa, interpellando il legale che ha notificato l’atto, chiedendo direttamente in Cancelleria ovvero effettuando la ricerca sul software del PCT in uso o sul portale dei servizi telematici del Ministero della Giustizia, indicando la data della prima udienza e il nome delle parti. Una volta reperito il numero di RG sarà possibile procedere.
Documenti da allegare necessariamente all’istanza di visibilità
All’avvocato che intende visionare il fascicolo nel quale non è ancora costituito non basterà produrre l’atto notificato sia et simpliciter (da depositare come “allegato semplice”). Tale documento – ricevuto a mezzo pec o, se trasmesso in forma cartacea, acquisito mediante scannerizzazione – dovrà infatti essere corredato da apposita certificazione di conformità, con la quale il legale dichiara sotto la propria responsabilità la piena corrispondenza tra la copia informatica depositata e l’originale a sue mani (allegato da unire come “attestazione di conformità” flaggando il file a cui si riferisce). Sarà inoltre necessario dimostrare l’esistenza del mandato conferito dalla parte convenuta/resistente mediante la produzione della procura ad litem, che – caricata come “procura” – andrà sottoscritta digitalmente al momento della creazione della busta. Non sono necessari ulteriori documenti o certificati, anche alla luce del potere di autentica conferito dalla legge al procuratore.
Contenuto dell’istanza di visibilità del fascicolo telematico
Una volta raccolta la documentazione e individuato il procedimento a cui accedere, il legale procederà a redigere l’istanza, contenente l’indicazione del Tribunale, del Giudice, del numero di RG e delle parti.
In epigrafe saranno riportati i dati del procuratore (ivi compreso codice fiscale, domicilio eletto, pec ecc.) e del cliente (dati anagrafici, codice fiscale e residenza). Seguirà una breve narrativa nella quale dare atto della ricezione della notifica relativa alla causa e della necessità di accedere al fascicolo per fini difensivi, dovendo procedere all’esame della documentazione in tempo utile per la predisposizione degli atti e la costituzione in giudizio.
Adempimenti prodromici al deposito dell’istanza di visibilità: creazione del fascicolo
Come ogni deposito telematico, bisognerà creare la busta sul PCT, utilizzando apposito software in dotazione al legale. Trattandosi di un primo atto, tuttavia, prima di procedere con il deposito vero e proprio sarà necessario creare il fasciolo on-line, inserendo
-l’autorità competente (Tribunale di Milano, di Roma ecc);
-il tipo di registro (affari contenziosi, esecuzioni mobiliari, ecc);
-il ruolo (es: procedimenti speciali sommari, esecuzioni civili ecc);
-il numero di RG della vertenza, assolutamente fondamentale per il buon esito dell’operazione.
Non sarà necessario inserire alcun contributo unificato, in quanto già versato dalla controparte, se dovuto. Una volta inseriti i dati delle parti e dei procuratori, la creazione del fascicolo sarà completa. Non resterà che selezionare la vertenza nella schermata “gestione fascicoli” e procedere cliccando la voce “nuovo deposito”, selezionando, tra gli atti della fase introduttiva, proprio quello denominato “istanza di visibilità”.
Formato dell’istanza di visibilità e degli allegati
Come accade per tutti gli “atti principali”, l’istanza di visibilità dovrà essere redatta e salvata in fomato PDF nativo. Assolutamente esclusa la possibilità di stamparla e scannerizzarla. Procura ed atto notificato potranno invece essere scansionati, salvati in formato PDF e caricati sul PCT come allegati all’atto principale (la prima appunto come “procura” mentre il secondo sub specie “allegato semplice”). Si rammenta la necessità di munire la citazione o il ricorso notificati al cliente della relativa certificazione di conformità, che potrà essere redatta in un file autonomo e caricata anch’essa come allegato sotto il nome di “attestazione di conformità”, da collegare tramite flag allo specifico documento cui si riferisce (ecco perchè quest’ultimo andrà inserito a portale sempre prima della sua certificazione).
Invio dell’istanza di visibilità temporanea
Una volta caricato atto principale e documenti, si potrà procedere con la creazione della busta. Andranno firmati digitalmente l’istanza di visibilità, la procura e la certificazione di conformità, dopodichè si potrà depositare l’atto, inviando la busta telematica. Il buon esito del deposito sarà attestato dal ricevimento, sulla pec del legale, delle quattro comunicazioni di accettazione busta, consegna busta, esito controlli automatici (con la quale sono evidenziate anche eventuali anomalie e orrori che richiedono l’intervento della Cancelleria) e accettazione deposito.
Esito dell’istanza
Una volta accettato il deposito, il Cancelliere dovrà esaminare l’istanza e, valutata la fondatezza o meno della richiesta, autorizzare o negare l’accesso al fascicolo, comunicando la propria decisione mediante invio di apposito biglietto di cancelleria a mezzo pec al procuratore istante. E’ bene evidenziare che la consultazione del fascicolo – ove concessa – non è perenne bensì circoscritta ad un tempo limitato, indicato esplicitamente nel provvedimento autorizzativo. E’ pertanto buona regola procedere celermente a visionare gli atti e i documenti depositati telematicamente e scaricarne copia, in modo da poterli sempre reperire all’occorrenza anche una volta esaurita la visibilità. L’eventuale costituzione in giudizio del difensore, in ogni caso, potrà essere regolarmente effettuata anche dopo lo spirare del termine concesso dal Cancelliere. Nel qual caso, una volta registrato l’atto da parte del Cancellerie, l’avvocato costituito avrà automaticamente illimitato e definitivo accesso al fascicolo, senza necessità di ulteriori atti o istanze.
Fac Simile Istanza di Visibilità del Fascicolo Telematico
Di seguito si trova un fac simile lettera richiesta estinzione anticipata del mutuo che è possibile utilizzare come bozza. Il documento di esempio è in formato DOC, può di conseguenza essere aperto e compilato con Word, convertito in PDF o stampato.
