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In questa guida spieghiamo come scrivere una ricevuta di consegna documenti e proponiamo un fac simile ricevuta di consegna documenti Word da utilizzare come esempio.
Ricevuta di Consegna Documenti
In tante situazioni sorge l’esigenza di scrivere una ricevuta per attestare l’avvenuta consegna dei documenti. Si tratta di un verbale abbastanza sintetico che dovrà riportare anche la data e la firma del soggetto che riceve la documentazione.
In ogni caso la redazione di questo atto non richiede particolari conoscenze giuridiche o formalità, quindi si rivela semplice e alla portata di tutti. Prima di prendere carta e penna è comunque importante capire in cosa consiste la ricevuta per la consegna dei documenti e quale potrebbe essere la struttura più adatta da adottare per il caso specifico. Vediamo, qui di seguito, tutto quello che bisogna sapere sull’argomento.
In tante circostanze è importante registrare il passaggio dei documenti perché così facendo si avrà la prova della consegna avvenuta, pure nell’ipotesi in cui gli atti vengano smarriti o distrutti. Per questa ragione è fondamentale capire cos’è e come si redige il verbale attestante la consegna dei documenti, un atto piuttosto sintetico ma che ha un valore sul piano giuridico.
Le situazioni in cui bisogna sottoscrivere la ricevuta di consegna dei documenti sono più di quelle che si potrebbero immaginare e possono interessare privati, aziende, liberi professionisti, enti pubblici, attività commerciali.
A questo proposito basti solo pensare agli studi dei commercialisti o degli avvocati, professionisti che a seguito della presa visione della documentazione contabile o contrattuale restituiscono gli atti al cliente. Ecco, quindi, che nel verbale di consegna si dovranno specificare in maniera chiara e inequivocabile i documenti a suo tempo consegnati. Una volta che il cliente appone la firma sulla ricevuta non farà altro che esonerare lo studio del commercialista e legale da ogni responsabilità che riguarda la custodia e la conservazione della documentazione stessa.
Altro esempio potrebbe essere quello del datore di lavoro che consegna al nuovo dipendente tutto il materiale informativo e formativo inerente la sicurezza del posto di lavoro. Al fine di dimostrare di aver dato i documenti basta solo mostrare il verbale di consegna che il lavoratore aveva sottoscritto all’atto dell’avvenuta consegna.
La ricevuta di consegna diventa poi preziosa per tutti quei cittadini che presentano qualsiasi istanza all’amministrazione pubblica, per esempio per ricevere un sussidio, un contributo economico, per ottenere una licenza, avviare una pratica edilizia, al fine di organizzare una manifestazione sportiva, di beneficenza, culturale e molto altro ancora.
Anche le persone che sono interessate all’acquisto di una casa o di un terreno ricevono dall’agenzia immobiliare tutta la relativa documentazione e per questo sarà necessario predisporre un verbale che possa provare in futuro l’avvenuta consegna delle planimetrie, dei contratti, delle attestazioni energetiche, dei certificati catastali o delle visure.
La ricevuta è poi necessaria nel momento in cui si presenta all’ufficio protocollo dell’ente interessato l’offerta per la partecipazione a una gara, nonché in altre circostanze in cui bisogna formalizzare la consegna di plichi, fotocopie, lettere in originale e in copia, comunicazioni ecc.
Allo stesso modo di ciò che avviene con la maggior parte delle comunicazioni ufficiali, prima di redigere la ricevuta per la consegna dei documenti è opportuno rispettare il formato standard. Anche se tale ricevuta non rispetta particolari formalità, dovrà comunque contenere specifici riferimenti che riguardano non solo le parti interessate, ma anche la stessa documentazione scambiata. Prima di iniziare a scrivere il verbale bisogna quindi assicurarsi di essere muniti di fogli bianchi e di poter usare un normale software di scrittura. Meglio scegliere caratteri semplici, di facile leggibilità e con un formato non troppo grande o piccolo.
Come già spiegato, il contenuto della ricevuta dovrà essere quanto più possibile sintetico e adattato alla circostanza specifica. Ad ogni modo, a prescindere dal soggetto che sottoscrive la ricevuta, è importante indicare alcuni dati allo scopo di rendere il verbale efficace a tutti gli effetti. Gli elementi che non dovranno mai mancare sono sicuramente il luogo e la data in cui i documenti vengono consegnati, i dati del soggetto che effettua la consegna e l’elenco degli atti che si rilasciano.
Nella parte alta del verbale è poi opportuno inserire un titolo, per poi specificare i riferimenti del mittente. Successivamente occorre scrivere la dicitura con la quale si attesta che viene consegnata la documentazione. Quanto alla lista dei documenti, questa potrà avere la forma di un elenco puntato, mentre l’ultima parte della lettera contiene a sinistra luogo e data, a destra il timbro e la firma del ricevente.
Leggermente diverso è il caso del commercialista che dovrà fornire al proprio cliente una lettera di avvenuta consegna dei documenti contenente informazioni più specifiche. Nella parte iniziale della lettera, infatti, oltre ai dati anagrafici di chi ritira la documentazione, sarà importante specificare il numero di partita iva o il nome dell’azienda. Alla fine del verbale non dovrà poi mancare la dicitura che prova il ritiro degli atti, opportunamente elencati e ben identificati. Solo in questa maniera lo studio del commercialista verrà definitivamente esonerato da qualsiasi responsabilità inerente la custodia e la conservazione degli atti.
La funzione svolta dalla lettera di consegna della documentazione è molto simile alla ricevuta che si ottiene a seguito dell’inoltro di una comunicazione a mezzo pec. Quando la consegna dei documenti avviene a mano è importante allegare un verbale contenente tutte le indicazioni utili, anche al fine di evitare spiacevoli inconvenienti futuri e imprevisti che riguardano lo smarrimento.
Lo scambio dei documenti può avvenire nella quotidianità in differenti modi, ma quando la consegna è a mano bisogna attestare tale operazione con una ricevuta. Quest’ultima, infatti, servirà a certificare con data certa l’avvenuta consegna degli atti al destinatario.
Quando si inoltrano documenti a mezzo servizio postale o con posta elettronica certificata, sarà possibile avere la ricevuta che prova la consegna di quanto spedito o che il messaggio è andato a buon fine in quanto disponibile nella casella del destinatario.
La ricevuta di consegna si rivela indispensabile in molte situazioni in cui la documentazione non viene inviata con lettera raccomandata o posta elettronica. Queste ricevute vengono solitamente emesse quando i cittadini presentano delle istanze presso il comune di residenza, dagli studi dei commercialisti che scambiano gli atti contabili, dalle agenzie immobiliari, dalle compagnie di assicurazioni, quando si consegna un atto all’ufficio protocollo e molto altro ancora.
In situazioni di questo tipo sarà possibile utilizzare un modello di avvenuta consegna generico, quindi che si può adattare senza problemi a varie circostanze. Esistono, tuttavia, dei verbali specifici da sottoscrivere quando ad esempio si ricevono gli atti riguardanti l’immobile da acquistare, i documenti informativi sulla sicurezza e salute nei luoghi di lavoro, i plichi inerenti la partecipazione a una gara pubblica o la documentazione contabile.
Le informazioni da inserire all’interno del verbale variano a seconda dei casi ma alcuni dati non possono mai mancare, fra cui la data in cui viene materialmente affidata la documentazione al destinatario, i dati delle parti e l’elenco degli atti che vengono scambiati. A volte è anche opportuno indicare se la documentazione rilasciata è quella originale, in copia o entrambi.
Quando il destinatario appone la firma e riceve gli atti non potrà più avanzare richieste future o pretese, quindi sarà il solo responsabile di eventuali smarrimenti. Di contro, il mittente verrà esonerato da ogni responsabilità sulla custodia degli atti.
Quando bisogna fornire la prova dell’avvenuta consegna di atti, lettere, plichi e documenti vari, basta esibire la relativa ricevuta postale oppure il messaggio che si ottiene dopo aver inoltrato il tutto a mezzo pec. In caso di rilascio manuale sarà invece necessario procedere con la stesura di un sintetico verbale, che il destinatario dei documenti dovrà firmare dopo aver preso visione dei documenti.
Questo verbale permetterà di dimostrare che sono stati consegnati specifici atti, quindi racchiude una dichiarazione espressa del destinatario con la data e il luogo in cui si è perfezionato lo scambio.
Il modello standard per la consegna di documenti può essere validamente usato presso uffici, studi, enti pubblici e privati in tutti quei casi in cui si sorge l’esigenza di ritirare personalmente atti. Naturalmente questa dichiarazione va bene pure quando si delega una persona a consegnare dei documenti al proprio posto.
Nella prima parte, pertanto, bisogna compilare il modulo specificando i dati del delegante, ovvero della persona che incarica il soggetto alla consegna degli atti, scrivendo nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita.
Nella sezione seguente vanno scritti dati del delegato, cioè della persona alla quale viene dato l’incarico di scambiare la documentazione. Anche questa volta è importante specificare i dati anagrafici, quindi nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita.
Il verbale prosegue con l’elencazione degli atti che vengono consegnati, per cui bisogna essere precisi, indicando la tipologia del documento con l’eventuale codice o numero identificativo. La delega si conclude con la sottoscrizione del delegante e la data in cui il documento è stato scritto.
Questa ricevuta, dopo la compilazione e la firma, dovrà essere accompagnata dalla copia del documento d’identità del delegante. Si segnala inoltre che il delegato, all’atto dello scambio, dovrà presentarsi con un proprio documento, in modo che possa essere identificato.
La delega per la consegna dei documenti è valida per consegnare atti all’Agenzia delle Entrate, alla Motorizzazione Civile, al comune di residenza, alla Prefettura, all’Ambasciata, al Catasto, alle segreterie universitarie, alla Questura.
Modello Ricevuta di Consegna Documenti
Di seguito si trova un fac simile ricevuta di consegna documenti che è possibile utilizzare come bozza. Il documento di esempio è in formato DOC, può di conseguenza essere aperto e compilato con Word, convertito in PDF o stampato.
